Avoin kirje on virallisen yritysjournalismin genre, joka esiintyy tietojulkaisujen ja yrityskirjoittamisen risteyksessä. Avoimilla kirjeillä on useita tyylillisiä piirteitä, jotka esiintyjän tulisi olla tietoinen.
Avoin kirje - erot tavalliseen kirjeeseen
Ne, jotka pitävät kaikkia tiedotusvälineissä julkaistuja vetoomuksia avoimina kirjeinä, erehtyvät. Avoin kirje eroaa pohjimmiltaan artikkelista, tiedotteesta ja kolumnistisarakkeesta. Aineisto perustuu kannanottojen, toimintojen yhtenäistämispyyntöön tai yksinkertaisesti tiedotusvälineiden ulkopuolelle jäävien tietojen tekemiseen.
Usein avoimia kirjeitä käytetään sellaisten kysymysten ratkaisemiseen, jotka kuuluvat valtion viranomaisten, elinkeinorakenteiden jne. Toimivaltaan. Valvojien ja mielipidejohtajien julkinen vetoomus antaa ongelmanratkaisuprosessin tuoda byrokraattisista toimistoista ja kapeista liike-elämän piiristä julkiselle koneelle.
Yksilöllinen vai kollektiivinen luovuus?
Julkinen kirje voidaan kirjoittaa yhden kirjoittajan tai allekirjoittajaryhmän puolesta. Ja jos ensimmäisessä tapauksessa esiintyjälle riittää selvittämään yhden informaattorin näkökulma, niin toinen edellyttää toimittajan perustamista.
Toimituskunta koostuu useimmiten avoimen kirjeen valmistelun aloittajista, konsultteista ja asiakirjan allekirjoittajista. Urakoitsijan on ensin kerättävä jokaisen tekijän mielipiteet, yhdistettävä kaikki näkökulmat harmonisesti yhteen asiakirjaan ja sovittava lopullisesta materiaalista.
Usein tätä prosessia pidennetään huomattavasti ajallisesti, joten toimituksellisen toimikunnan tehtävänä on ottaa avoimen kirjeen luonnos huomioon jokaisessa kokouksessa mahdollisimman objektiivisesti. Toimituskunnan kokouksia ei muuten tarvitse pitää henkilökohtaisesti - riittää, kun lähetät vetoomusluonnoksen ja kerätään kaikkien työryhmän jäsenten mielipiteet.
Kirjoitustekniikka
Avoimen kirjeen tyyli voi vaihdella luonnoksesta tiedoksi ja selittäväksi julkisen puheen syystä riippuen. Asiakirjan allekirjoittajien tulisi päättää etukäteen asiakirjan valmistelun tavoitteista.
Jos avoimen kirjeen tarkoituksena on herättää julkista huomiota ongelmaan ja kirjeen vastaanottajat eivät lopulta ole vain mielipidevaikuttajia vaan myös väestöä, sosiaalinen osa tulisi sisällyttää asiakirjaan mahdollisimman ytimekkäästi. Esimerkiksi kun kuvataan lääkemarkkinoiden lobbauksen ongelmaa, on parempi havainnollistaa vetoomusta virkamiehille esimerkkeillä kuluttajien etujen todellisesta vahingoittamisesta.
On parempi täydentää pitkälle erikoistuneita asioita, joita tavallisten ihmisten on vaikea ymmärtää, erityisillä informaation selityksillä. Niitä ei pidä unohtaa, vaikka vastaanottaja tuntee ongelman. Joten esimerkiksi nostamalla ongelma tietyn tyyppisten rakennustöiden suunnitteludokumentaation asiantuntemuksen puutteesta, on tehtävä huomautus, jossa selitetään, miksi se on tärkeää väestölle.
Kirjoittaminen on ensimmäinen askel vuoropuheluun
Jatkamalla keskustelua tavoitteista, kirjeen kirjoittajien ei pidä unohtaa, että avoin kirje on eräänlainen kutsu asian julkiseen keskusteluun. Tätä varten asiakirjan laatijoiden on ensin osoitettava pätevyytensä ja asiantuntija-arvionsa. On tärkeää välttää väärät tulkinnat, vääristyneet termit ja tietysti kieliopilliset virheet materiaalissa. Huolimattomuus avoimen kirjeen valmistelussa lupaa kääntyä kirjoittajiaan vastaan - media ja yleisö voivat pitää allekirjoittajia epäpätevinä tai yksinkertaisesti jättää vetoomuksen huomiotta.
Avoin kirje julkaistaan
Kun kirje on läpäissyt lopullisen version ja kaikki allekirjoittajat ovat hyväksyneet sen, kirje tulisi julkistaa. Yleisimmät avoimen kirjeen lähettämisen sivustot ovat media, erilaiset Internet-sivustot ja laaja valikoima postituslistojen vastaanottajia. On tärkeää pohtia mahdollisuutta jakaa kirje niin, että se saa halutun resonanssin.
Mediassa julkaisemisen yhteydessä on otettava huomioon lukijamäärä, levikki (jos kyseessä on sanomalehti tai aikakauslehti) sekä mahdollisuus julkaista ei-kaupallisin perustein. Maksuton julkaisu on tärkeää paitsi taloudellisista syistä. Allekirjoitukset "Mainonta" tai "Kaupallinen" voivat epäsuorasti vähentää yleisön luottamusta avoimen kirjeen argumentteihin. Lukija luottaa todennäköisemmin ilmaiseksi julkaistuihin tai toimituksellisen ryhmän kirjoittamiin materiaaleihin.
Alkuperäinen avoin kirje allekirjoituksilla, vastaanottajan saapumisnumero ja päivämäärä tulee skannata ja liittää uutiskirjeeseen materiaalia levitettäessä, jotta tiedotusvälineet voivat olla varmoja asiakirjan aitoudesta.
