Viime aikoina erittäin muodikas sana "briefing" tulee englanninkielisestä sanasta "brief". Itse asiassa se tarkoittaa tiettyjen virkamiesten lyhyttä lehdistötilaisuutta, jossa esitetään pääteesit ja tehtävät tai vastauksia lehdistön kysymyksiin.
Miksi tämä sana esiintyi ja sitä käytetään venäjän kielellä? Tähän voi olla kaksi syytä. Ensinnäkin tietysti lyhyt. Yksi termitiedotus korvaa monet (katso yllä) sanat ja sillä on erityinen merkitys. Toiseksi englannista lainattu sana "tiedotustilaisuus" on tyyliltään korkeampi, virallisempi, sopii paremmin kuvaamaan poliittisia ja taloudellisia tapahtumia, tietoa tieteellisistä ja muista ilmiöistä yhteiskunnan ja valtion elämässä.
Joten tiedotustilaisuus on lyhyt tapaaminen eri ryhmiä edustavista poliittisista, taloudellisista ja kulttuurihenkilöistä lehdistön edustajien kanssa. Tiedotustilaisuuden tarkoituksena on tiedottaa lehdistölle kannastaan tietyissä kysymyksissä, jotka julkaistaan myöhemmin sanomalehdissä, aikakauslehdissä tai televisiossa. Siksi tiedotustilaisuus voi toimia eräänlaisena PR-toimena, joka herättää yleisön huomion.
Yleensä tiedotukset kerätään tapahtuman seurauksena, ts. kun se on jo tapahtunut. Tiedotustilaisuus eroaa tavallisesta lehdistötilaisuudesta siinä, ettei esitysosaa ole ja lyhyt aika.
Tiedotustilaisuudella on kuitenkin omat ominaisuutensa. Aiheen esityksen lyhyys edellyttää hyvin harkitun tekstin olemassaoloa ja kykyä vastata nopeasti ja selkeästi kaikkiin kysymyksiin.
Tiedotustilaisuus kestää enintään 30 minuuttia. Näistä ensimmäiset 10 minuuttia on tarkoitettu läsnä olevien virkamiesten esittelyyn ja heidän asemaansa tutustumiseen. Loput ajasta on omistettu vastaamaan median henkilökunnan esittämiin blitz-kysymyksiin. Tiedotustilaisuus ei ole vuoropuhelu, se on lyhyitä kysymyksiä ja yhtä lyhyitä, mutta täydellisiä vastauksia. Siksi joskus tiedotustilaisuus pidetään seisomassa hotellin, lentokentän tai hallintorakennuksen aulassa.
Jotta tiedotustilaisuus onnistuu, sen valmistelut on suoritettava asianmukaisesti. Tämän tekevät omistautuneet suhdetoiminnan johtajat. Jonkin aikaa ennen tapahtumaa he ilmoittavat toimittajille sen pitämisen paikan ja ajan, sitten ennen varsinaista tilaisuutta he soittavat takaisin, selventävät pääkysymyksiä, ilmoittavat lyhyen lehdistötilaisuuden päälinjasta ja suunnittelevat järjestyksen puheista. Heti ennen tiedotustilaisuutta ääni- ja videolaitteiden toimintakyky ja tilan valmius tilalle tarkistetaan.
