Oikea paperityö on olennainen osa oikeaa paperityötä. Toimistotyön nykytila on sellainen, että kaikkien asiakirjojen käsittelyn hienovaraisuuden hallitsemiseksi vaaditaan erityiskurssit, ottaen huomioon, että asiakirjat on jaettu moniin erityyppisiin.
Ohjeet
Vaihe 1
Toimistotyö, esimerkiksi yrityksen henkilöstöosasto, voi poiketa merkittävästi kirjanpidosta ja johtamisesta.
Yrityksen jokaisella osastolla on siis oma dokumentointiliikevaihtonsa, ja vastaavasti tällaisten asiakirjojen rekisteröinnissä on erityiset rekisteröintiä ja kirjanpitoa koskevat säännöt.
Vaihe 2
Kirjanpitojärjestelmä on suunniteltu siten, että osa yrityksen asiakirjoista on laadittava hyväksyttyjen GOST-sääntöjen mukaisesti ja vapaassa liikkeessä oleva osa on laadittu yrityksen johdon harkinnan mukaan.
Vaihe 3
Kaikki yrityksen vastaanottamat asiakirjat rekisteröidään saapuvan kirjeenvaihdon erityispäiväkirjaan, tietylle numerolle (sarjanumero) on annettu asiakirja, sitten se osoitetaan yrityksen johdolle, joka päättää sen tulevasta kohtalosta. Jos asiakirja sisältää erityisvaatimuksia, on luonteeltaan informatiivista, se lähetetään pääviisumilla tietylle henkilölle joko täytäntöönpanoa varten tai tiedoksi. Jos toteutus on välttämätöntä, päälliköllä on oikeus vahvistaa asiakirja hyväksymällä määräaika sen suorittamiselle, mutta ei vähemmän kuin itse asiakirjassa on määrätty. Urakoitsija saa asiakirjan ja allekirjoittaa saapuvan kirjeenvaihdon päiväkirjaan sen vastaanottamista varten.
Vaihe 4
Lähtevät asiakirjat kirjataan myös erityiseen lähtevien asiakirjojen päiväkirjaan järjestysnumerolla.
Vaihe 5
Pääsääntöisesti kaikki asiakirjat on jaettu sisäisen ja ulkoisen liikkeen asiakirjoihin, joten tuotannossa syötetään kaksi rekisteröintipäivää saapuvia asiakirjoja varten ja kaksi lähteviä asiakirjoja varten.
Vaihe 6
Tällaisen kirjanpitojärjestelmän avulla voit hallita asiakirjojen kulkua sekä yrityksen ulkopuolella että sen sisällä sekä tarkistaa suorituksen.
Vaihe 7
Yrityksen toimintaan liittyvät asiakirjat, esimerkiksi henkilöstötilaukset, yleiset tilaukset rekisteröidään ja kirjataan erikseen. Yleensä monet suuret yritykset harjoittavat järjestelmää erillisten osastojen ja palveluiden asiakirjojen kirjanpidosta, varsinkin kun jokaisella osastolla on vastaava henkilö toimistotyössä.
