Nimikkeistö on luettelo kaikista arkiston muodostavista tapauksista, jotka on avattu järjestelmässä äskettäin tietyssä organisaatiossa. Siinä on ilmoitettava tapauksen hakemisto, nimi ja vakiintuneet säilytysolosuhteet.
Nimikkeistön lajikkeet
Toimistotyössä nimikkeistöä on kolme päätyyppiä: vakio, likimääräinen ja yksilöllinen. Standardi on vahvistettu liittovaltion lailla, ja se toimii mallina nimikkeistön laatimisessa saman tyyppisissä organisaatioissa. Likimääräinen nimikkeistö ei sisällä tiukasti normalisoitua tapausten määrää. Se sisältää luettelon tapauksista, joita suositellaan avaamiseen niiden hakemistojen kanssa. Edellä mainitut nimikkeistötyypit laaditaan valtion ja kuntien organisaatioissa ja laitoksissa. Yksityisten organisaatioiden työntekijät lakisääteisten asiakirjojen, raportointityyppien, työsuunnitelmien jne. Perusteella yksittäisten tapausten luetteloa kehitetään. Se sisältää yrityksen muodostettujen tapausten koko määrän.
Menettely nimikkeistön laatimiseksi
Joka vuosi vanhan perusteella laaditaan uusi tapausten nimikkeistö. Lisäksi kaikkia asiakirjoja voidaan tarkistaa. Tärkeä nimikkeistön osa on kotelon säilyvyysaika. Tämän perusteella erotetaan väliaikaisen, pitkäaikaisen ja pysyvän varastoinnin tapaukset. Väliaikaisten tallennustiedostojen kesto on alle kymmenen vuotta, pitkäaikainen tallennus on yli kymmenen vuotta. Asiakirjoista, joiden varastointiaika on päättynyt, laaditaan luettelo, josta käy ilmi asiakirjan sarjanumero, nimi, luomisvuosi, arkkien lukumäärä ja muut tiedot nimenomaisesti toimitetuissa tapauksissa. Kun luettelo on laadittu, nämä asiakirjat voidaan tuhota.
Rakenteellisesti nimikkeistö on esitetty osioina, alajaksoina. Tämä jako on kuitenkin tyypillistä valtion organisaatioille ja laitoksille. Yksityisissä organisaatioissa tämä jako on ehdollinen ja korostaa pikemminkin niiden toiminnan pääalueita eikä heijasta vallan ja alisteisuuden suhdetta.
Nimikkeistötaulukko koostuu viidestä sarakkeesta: ensimmäinen sisältää tapauksen hakemiston, toinen - tapauksen nimi, kolmas - sivumäärä (ilmoitettu kuluvan vuoden lopussa), neljäs - varastointiaika viides - huomautukset tapauksen aloittamisesta, sisällyttämisestä luetteloon tuhoamista varten jne.
Nimikkeistöön sisältyvän pitkäaikaisen ja pysyvän varastoinnin tulee olla enintään kaksisataa ja viisikymmentä sivua. Jos kylien lukumäärä ylittää normin, on suositeltavaa jakaa tapaus kahteen tai useampaan.
Kootusta tapausten nimikkeistöstä on sovittava arkisto-osaston kanssa ja organisaation johtajan on allekirjoitettava se.
