Ostokirja on virallinen asiakirja, johon ostettujen tavaroiden, palveluiden, teosten laskut rekisteröidään. On välttämätöntä järjestää tietoja vähennyskelpoisista veroista (alv). Ostokirja on 1c-muodossa, mutta joissakin tapauksissa aikakauslehtipohjainen vaihtoehto on myös varsin sopiva.
Ohjeet
Vaihe 1
Ota erityinen muoto. Sitä voi ostaa melkein mistä tahansa asianmukaisten osastojen paperikaupasta. Itse asiassa se on tavallinen päiväkirja, joka on järjestetty syötettyjen tietojen vaatimusten mukaisesti. Painotalossa painettua lomaketta ei tarvitse käyttää, vaan se voidaan korvata esimerkiksi kotitalouskannettavalla, mutta on muistettava, että ostokirjan pitäminen merkitsee laskujen vaiheittaista syöttämistä, mikä tarkoittaa, että mahdollisuutta ei pitäisi olla kirjoittamista rivien väliin. Sivuvuoren on oltava oikea, neliötä ei sallita.
Vaihe 2
Numeroi sivut järjestyksessä. Yleensä numero laitetaan manuaalisesti, harvinaista poikkeusta lukuun ottamatta, mikä on mahdollista, jos ostokirja on jo numeroitu. Tämä on pakollinen vaatimus, on välttämätöntä estää arkkien katoaminen ja vaihtaminen.
Vaihe 3
Kiinnitä asiakirja. Tavanomaisia paperiliittimien liitteitä ei voida hyväksyä, joten kaikki ostokirjat on ommeltava, jotta sivut eivät pääse putoamaan. Jos sitä ei ole nauhoitettu, sitä ei pidetä virallisena asiakirjana.
Vaihe 4
Täytä otsikkosivu. Takapäähän on kirjoitettava kirjassa olevien sivujen lukumäärä, sen luomispäivä (vaihtoehtona ensimmäisen merkinnän päivämäärä). Tietojen aitous on vahvistettava organisaation johtajan ja pääkirjanpitäjän allekirjoituksilla sekä yrityksen sinetillä.
Vaihe 5
Ostokirjan täyttäminen on vastuullinen tapahtuma, merkinnät tehdään yksi kerrallaan tavaroiden saapuessa ja niiden omistajuuden siirron yhteydessä. Koska puhumme tiukasta raportointiasiakirjasta, sen kanssa työskentelemiselle on useita vaatimuksia. Korjauksia ei voida hyväksyä, ja jos virheellisiä tietoja on syötetty, ne ylitetään huolellisesti vaakasuoralla viivalla ja tarvittavat tiedot kirjoitetaan sen viereen sanoilla "usko korjattu". Jokainen korjaus on lisäksi vahvistettava pääkirjanpitäjän allekirjoituksella.
