Kaikkien organisaatioiden on tärkeää täyttää ja pitää tarkat tiedot kaikista asiakirjoista oikein. Tämä on välttämätöntä sekä yrityksen hyvin koordinoidun sisäisen työn että ulkoisten tarkastusten onnistuneen läpikäynnin kannalta. Esimerkiksi, jos yrityksesi käyttää tiukkoja raportointilomakkeita, sinun on tiedettävä, miten ne otetaan oikein huomioon.
Se on välttämätöntä
- - raportointilomakkeet
- - lomakeilmoituskirja.
Ohjeet
Vaihe 1
Selvitä, mitkä paperit kuuluvat tiukkoihin raportointilomakkeisiin (SSO). SRF ovat sellaisia asiakirjoja, jotka voivat korvata kassakuitin. Näitä ovat liput, tositteet, erilaiset kuitit ja niin edelleen. Kaikkia niitä on käytettävä ja otettava huomioon erityissääntöjen mukaisesti.
Vaihe 2
Tee kirjelomakirja. Sen tulisi koostua erillisistä arkeista, joihin on kiinnitetty sivunumerot. Sivut on sidottava langalla, joka on kiinnitettävä kirjan takaosaan liimatulla paperilla. Organisaation sinetin on oltava paperilla, ja siten, että uusien kirjojen lisääminen ja vanhojen sivujen poistaminen oli mahdotonta rikkomatta sinetin eheyttä. Organisaation leiman vieressä tulee olla myös vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus. Myös kirjanpitosivun sivujen määrä ilmoitetaan, jotta vältetään tietolomakkeiden poistaminen ja korvaaminen.
Vaihe 3
Täytä kirja oikein. Sen on sisällettävä kaikki tiukat raportointimuodot sekä niiden numerot, sarjat ja nimet. On parasta tallentaa nämä tiedot taulukon muodossa. On myös virallisesti hyväksytty kirjanpitomuoto, joka saadaan selville useista valtiovarainministeriön tilauksista. Mutta tämä lomake on valinnainen. Voit esimerkiksi tallentaa lomakkeiden määrän päivittäin tai harvemmin organisaation toimintaympäristöstä riippuen. Kirja osoittaa käytettävissä olevien lomakkeiden lukumäärän ja sen, miten ne vastaanotettiin ja lähetettiin. Jokainen tällainen tapahtuma on sertifioitu asiakirjojen tallentamisesta vastaavan työntekijän allekirjoituksella. Hänen kanssaan on tehtävä erityinen vastuusopimus. Asiakirjoja siirrettäessä laaditaan erityinen asiakirja, joka yleensä pidetään kirjanpitokirjan mukana.
Vaihe 4
Pidä säännöllisesti kirjaa tiukoista raportointilomakkeista tarkistaaksesi kirjan. Inventoinnin aikana on laadittava luettelo, joka on myös pidettävä kirjan mukana.
