Henkilökohtainen tiedosto on koko työntekijän asiakirjojen määrä, joka sisältää tarvittavat henkilökohtaiset tiedot työntekijästä ja tiedot hänen vanhemmuudestaan. Henkilökohtaiset tiedostot säilytetään jokaiselle työntekijälle erikseen, erillisessä kansiossa. Työntekijän henkilökohtaisten asiakirjojen avulla on mahdollista järjestää työntekijää koskevat tiedot kätevästi, sen muodostamiselle on olemassa tiettyjä sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Muista, että henkilötiedot ovat pakollisia vain julkisten palvelulaitosten työntekijöille, ja kaikki muut työnantajat päättävät hoitaako henkilökohtaisia asioita harkintansa mukaan. Samaan aikaan, jos päätös työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen hallinnasta tehtiin, dokumentaatio olisi laadittava toimistotyön sääntöjen mukaisesti.
Vaihe 2
Työntekijän henkilökohtainen tiedosto sisältää melko suuren määrän asiakirjoja, mukaan lukien työntekijän profiili, hänen elämäkerransa, suosituksensa ja ominaispiirteensä, koulutusta koskevat asiakirjat jne. Yksi työntekijän henkilökohtaisen asiakirjan välttämättömistä ominaisuuksista on sisäinen luettelo tapaustodistuksista.
Vaihe 3
Tee sisäinen luettelo asiakirjoista - tämä on ensimmäinen asia, joka investoidaan tapaukseen. Koska henkilökohtainen tiedosto on muodostettu aikajärjestyksessä, luettelo laaditaan samalla tavalla. Aluksi inventaariin kirjataan siis koko luettelo työntekijöiltä laadittujen ja vastaanotettujen palvelukseen ottamisen yhteydessä. Tulevaisuudessa, saatuaan uudet asiakirjat, arkistoi asiakirjat koteloon ja merkitse ne luetteloon aikajärjestyksessä.
Vaihe 4
Kun ylläpidät työntekijän henkilökohtaista tiedostoa, määritä sarjanumero jokaiselle arkistoidulle asiakirjalle. Merkitse sivut erillisellä numeroinnilla. Liitä lisäksi erityinen hakemisto asiakirjan luokasta riippuen.
Vaihe 5
Kun syötät tietoja henkilökohtaisen asiakirja-aineiston sisäiseen luetteloon, ilmoita tiedot kunkin asiakirjan sarjanumerosta ja hakemistosta, asiakirjan koko nimi ja arkkien määrä siinä tapauksessa, että tämä asiakirja on käytössä. Numeroi arkit, joille inventointi suoritetaan, erillään tapauksen yleisestä taulukosta. Vahvista sisäinen luettelo omalla allekirjoituksellasi ja sen transkriptiolla, joka osoittaa sijainnin. Sisäisen inventaarion oikea täyttäminen antaa sinulle mahdollisuuden järjestää työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot ja tehdä työntekijöihin liittyvistä tiedoista kätevä ja tehokas.
