Henkilökortti on tärkein kirjanpitoasiakirja, joka sisältää tietoja työntekijästä. Henkilöstöosasto laatii sen, kun uusi työntekijä otetaan palvelukseen. Työn aikana työntekijää koskevat tiedot voivat muuttua esimerkiksi, jos asuinpaikan sukunimi tai osoite muuttuu. Muutokset työntekijän henkilökohtaiseen korttiin tehdään seuraavasti.
Se on välttämätöntä
- - henkilökohtainen työntekijäkortti
- - asiakirjat, jotka vahvistavat uusia tietoja työntekijästä.
Ohjeet
Vaihe 1
Pyydä työntekijääsi tuomaan asiakirjat, jotka vahvistavat henkilötietojen muutokset. Jos työntekijä on vaihtanut sukunimeään avioliiton yhteydessä, vaaditaan hänen avioliittotodistus ja uusi passi. Rekisteröintipaikan osoitetta muutettaessa vaaditaan väliaikaisen rekisteröinnin osoite, työntekijän passi tai todistus väliaikaisesta rekisteröinnistä. Tee kopiot tuomistasi asiakirjoista. Lähetä valokopiot työntekijän henkilökohtaiseen tiedostoon.
Vaihe 2
Merkitse vanhat tiedot yhdellä rivillä työntekijän henkilökohtaiseen korttiin, kirjoita uudet tiedot huolellisesti oikealle tai ylhäältä. Ilmoita niiden vieressä asiakirjan tiedot, joiden perusteella muutokset tehtiin (avioliittotodistukset, passit jne.). Vahvista tehdyt muutokset, eli ilmoita sijaintisi, kiinnitä allekirjoituksesi ja transkriptio allekirjoituksesta ja muutoksen päivämäärä.
Vaihe 3
Jos teet vahingossa virheen sen suorittamisessa, merkitse väärä merkintä työntekijän henkilökohtaiseen korttiin huolellisesti yhdellä rivillä. Ilmoita virheellisen merkinnän yläpuolella tai oikealla olevan osan yläpuolella oikeat tiedot, kirjoita niiden viereen”Usko korjattu” ja vahvista korjaus allekirjoituksellasi.
