Asiakirjojen siirtämistä arkistoon säätelee liittovaltion laki nro 125-F3 "Arkistoasioista Venäjän federaatiossa". Asiakirjat on valmisteltava, kuvattava, arkistoitava ja numeroitava. Tämä on tehtävä 12 kuukauden kuluessa asian päättämisestä.
Välttämätön
- - kansio;
- - sideaine;
- - yksinkertainen lyijykynä;
- - asiakirjojen luettelo
- - siirtää inventaario.
Ohjeet
Vaihe 1
Järjestä ne järjestyksessä, jotta asiakirjat voidaan siirtää arkistoon. Pesimisjärjestyksen on oltava kronologisessa järjestyksessä. Esimerkiksi, jos viittaat rikosasioihin, ensimmäinen sivu on kopio tuomioistuimen määräyksestä, toinen on alustava päätös ja seuraava on tapauksen tutkinta sen valmistumisesta alkaen. Jos siirrät asiakirjoja henkilöstöosastolta arkistoon, ensimmäinen arkki on irtisanomishakemus, toinen irtisanomismääräys, kolmas on kaikki asiakirjat järjestyksessä päivämäärän mukaan.
Vaihe 2
Numeroi kaikki ensimmäisestä alkaen alkavat arkit asettelun järjestyksessä. Tee numerointi yksinkertaisella lyijykynällä, mutta selvästi. Tee luettelo asiakirjoista, kirjoita lopussa, kuinka monta numeroa ja sivua sait, laita allekirjoitus, luettelon laatimispäivämäärä, organisaation sinetti, pään allekirjoitus.
Vaihe 3
Kiinnitä kaikki arkit sideaineella, kiinnitä luettelo päälle. Lisää kansioon kirjainkoodi kansalaisen sukunimellä, jolla siirrät asian ja asiakirjojen siirron vuosi arkistoon. Vuoden tulisi olla sama kuin tapaus päättyi.
Vaihe 4
Tee erillinen kansio kullekin tapaukselle tai laita kaikki tapaukset yhdessä vuodessa yhteen suureen kansioon ja tee yleinen kirjoitus koodiin ja kirjainkoodiin, eli vain niiden kansalaisten tapaukset, joiden sukunimi alkaa samalla kirjaimella olla yhdessä kansiossa. Mutta jos täytät useita asiakirjoja yhdessä suuressa kansiossa, yhteisten arkkien lukumäärän tulisi olla enintään 250.
Vaihe 5
Ennen kuin siirrät tapauksia arkistoon, laadi siirtoluettelo. Inventoinnin ensimmäinen sarake on tarkoitettu kaikkien tapausten sarjanumeroiden kirjoittamiseen, toinen nimikkeistön indekseihin. Kirjoita kolmannen sarakkeen kaikkien otsikkojen nimi, neljännessä - siirtopäivä, viidennessä - arkkien lukumäärä, kuudennessa - arkistossa olevan tapauksen säilytysajat, seitsemännessä sarakkeessa, kirjoita kaikki lisäykset ja muistiinpanot. Useimmiten seitsemäs sarake täytetään, jos asiakirjoista puuttuu jostain syystä arkkeja tai jos syötit ne välittömästi väärin dokumenttiluetteloon ja teit muutoksia.
