Asiakirjojen rekisteröinti arkistoon toimittamista varten tapahtuu vuoden lopun jälkeen. Siten asiakirjat valmistellaan säilytykseen vahvistettujen sääntöjen yhteydessä. Tallennusajasta ja asiakirjojen arvosta riippuen tapaukset valmistuvat kokonaan tai yksinkertaistetun järjestelmän mukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee luettelo väliaikaisen varastoinnin asiakirjoista (enintään 10 vuotta). Tarkista kotelon muodon oikeellisuus (onko asiakirjoja, joilla on pysyvä säilytysaika). Jätä tapaukset kansioihin, ne tulisi järjestää tapausten nimikkeistön mukaan, eikä niitä tarvitse numeroida. Asiat luovutetaan arkistoon tapausten nimikkeistön mukaan.
Vaihe 2
Pitkäaikaista varastointia varten (yli 10 vuotta) suoritetaan seuraava:
1. Kotelon sidonta (rei'itetty kovaan kansioon tai kansi vahvalla langalla neljään reikään tai voidaan sitoa).
2. Arkkien numerointi (suoritetaan mustalla grafiittikynällä oikeassa yläkulmassa koskematta asiakirjan tekstiä).
3. Laaditaan sertifikaattikirjoitus (ilmoitetaan, kuinka monta arkkia on punottu, onko vaurioita, allekirjoita ja päivämäärä).
4. Laaditaan sisäinen luettelo asiakirjoista (tapauksia varten, joissa on erityisen arvokkaita asiakirjoja, henkilökohtaisia, oikeudellisia ja tutkintatapauksia). Ilmoita inventaarion lopussa kotelossa olevien asiakirjojen määrä ja inventaarin arkkien määrä.
5. Rekisteröi kaikki asian kansikuvan yksityiskohdat (laitoksen nimi, rakenneyksikkö, asian virkahakemisto, asian nimi, tapauksen säilyvyysaika).
Vaihe 3
Tee luettelo pysyviä tai pitkäaikaisia asiakirjoja varten. Sen tulisi sisältää yksittäisen tapauksen numero sekä sen sisältö ja koostumus tapauksen otsikossa. Luettelossa on myös ilmoitettava kotelon varastointiaika. Ilmoita tapausten määrä ja ensimmäisen ja viimeisen tapauksen numero, allekirjoita ja päivämäärä. Henkilöstötapauksia varten laaditaan erillinen luettelo.
Vaihe 4
Lähetä valmistellut tiedostot arkistoon. Arkistovirkailija läsnäollessasi tarkistaa tapausten määrän nimikkeistön tai luettelon mukaan, tekee vahvistuksen, merkitsee puuttuvien tapausten numerot, asettaa tapausten hyväksymis- ja siirtopäivä. Inventointi vahvistetaan tapausten siirron ja hyväksymisen suorittaneiden henkilöiden allekirjoituksilla.
