Vastaanottaessaan viestejä liikekumppanilta monet yrittävät vastata vastaanotettuun pyyntöön mahdollisimman nopeasti, jotta kumppani ei odota. Ja tämä on oikein - tässä tapauksessa aika on usein merkitystä, jota on vaikea yliarvioida. Mutta ajattelematta liikaa vastauksen muotoa, harvat ihmiset ajattelevat, että tekemällä näin se voi iskeä yrityksen maineen.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin, tutki huolellisesti vastapuolen kirjeessä esitetyt kysymykset. Valmista jokaiselle kohteelle lyhyt vastaus, jos niitä on enemmän kuin yksi. Jatka nyt kirjeen vastauksen suunnittelua pyyntöön. Ota tämä ottamalla yrityksen kirjelomake, johon on painettu logo ja yrityksen tiedot. Jos tätä ei ole, kirjoita kirjaimen otsikko ja kirjoita siihen tarvittavat tiedot manuaalisesti. Yksityiskohtien sijoittaminen kirjeeseen on erittäin arvokasta liikekumppanillesi. Tarjoamalla heidät jokaisessa viestissä säästät hänet tarpeesta etsiä niitä joka kerta paperipinoista tai tietokonetiedostoista sekä tarpeesta pyytää erillinen tietopyyntö, jos hän haluaa laatia uuden sopimuksen. tai maksa lasku.
Vaihe 2
Kirjoita oikeassa yläkulmassa kirjeen vastaanottajan tiedot. Tässä ilmoitetaan organisaation nimi, pyynnön tekijän asema ja koko nimi. Päinvastoin, vasemmassa kulmassa valitse lähtevän numeron rivit, jotka osoitetaan asiakirjalle rekisteröinnin yhteydessä, ja päivämäärä. Tässä tapauksessa asiakirjan nimeä ei kirjoiteta. Aloita heti osoittamalla nimi ja isänimi sanan "Rakas" jälkeen. Kirjeen aineellisessa osassa ensimmäiset sanat ovat "Vastauksena kirjeeseesi ilmoitamme sinulle" (pyyntö, pyyntö jne.). Kirjoita sitten kaikki valmistellut vastaukset pisteittäin, noudattaen alkuperäisessä kirjeessä olevaa järjestysnumeroa.
Vaihe 3
Esitä viimeisessä osassa pyyntösi, toiveesi tai vaatimuksesi muistamalla noudattaa kunnioittavaa sävyä, liike-elämän kirjoitustyyliä ja olla lukutaitoinen. Lopeta kirjain sanoilla "Ystävällisin terveisin" ja ilmoita nimesi ja asemasi. Kirjoita tähän myös puhelinnumerosi viestintää ja sähköpostia varten, jos haluat saada vastauskirjeen tai kommentteja kirjeessä sanotusta.
