Jokainen toimistotyöntekijä joutuu ennemmin tai myöhemmin kirjoittamaan virallisen kirjeen. Liiketoiminnan etiketti korostaa, että kirjeen loppu on yhtä tärkeä kuin viestisi aloituspiste.
Se on välttämätöntä
tarkka vastaanottajaosoite, kirjekuori, kirjeeseen liitetyt kopiot asiakirjoista
Ohjeet
Vaihe 1
Lue kirjosi uudelleen, ennen kuin aloitat kirjeen viimeisen osan. Tarkista tekstistä kielioppi- ja kirjoitusvirheet, täplät ja epätarkkuudet. Jos kirjeen sisältö tyydyttää sinua täysin, toista viimeisessä kappaleessa vielä kerran kirjeesi pääteesi ytimekkäästi ja ymmärrettävästi. Siten tiivistät viestisi, mikä helpottaa vastaanottajan vastauksen valmistelua ja kirjoittamista.
Vaihe 2
Jos viralliseen kirjeeseen on tarpeen liittää jäljennöksiä asiakirjoista, astu kappaleen jälkeen muutama rivi taaksepäin ja ilmoita”liitetiedot” -sarakkeessa luettelo asiakirjoista. Luettelo on numeroitava. Liitä valokopiot asiakirjoista kirjeeseen siinä järjestyksessä kuin ne on merkitty luetteloon.
Vaihe 3
Lopeta virallinen kirje kohteliaalla ja oikealla puheenvuorolla, esimerkiksi: "Toivon hedelmällistä yhteistyötä." Myös liike-elämässä on tapana päättää kirjaimet sellaisten lauseiden avulla kuin "kunnioittavasti", "vilpittömästi sinun", "kunnioittavasti". Seuraavaksi muista laittaa nimikirjaimet ja päivämäärä. Älä unohda allekirjoittaa sukunimesi viereen tekstin tulostamisen jälkeen.
Vaihe 4
Aloita kirjekuoren täyttäminen. Vastaanottajan osoite kirjoitetaan oikeaan alakulmaan, lähettäjän osoite vasempaan yläkulmaan. Muista antaa oikea postinumero, jolloin kirje saapuu vastaanottajalle nopeammin.
Vaihe 5
On parempi lähettää viralliset kirjeet postitse kirjattuna kirjeenä vastaanottotodistuksella. Tässä tapauksessa sinulla on todisteet siitä, että vastaanottaja on vastaanottanut kirjeen.
