Tietotekniikan aikakaudella kumppanit kommunikoivat yhä enemmän etäyhteyden kautta, eivätkä halua tuhlata aikaa henkilökohtaisiin kokouksiin ja neuvotteluihin. Siksi ei ole yllättävää, että kirjeenvaihdolla ei ole vähäistä merkitystä modernin johtajan elämässä. Jokaisen toimistotyöntekijän tehtävä on pitää se oikein.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos sinun on työskenneltävä asiakkaiden tai toimittajien kanssa, sinun on tietysti kirjoitettava usein virallisia kirjeitä. Tämä ei ole niin helppoa kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää: liikekirjeenvaihto on täynnä monia sudenkuoppia, jotka on vältettävä, jotta säilytät maineesi pätevänä kumppanina. Jos yrityskirjeen taitoa ei voida suorittaa, noudata alla olevia sääntöjä.
Vaihe 2
Virallinen kirje on rekisteröitävä. Tee tämä ennen kokoamisen aloittamista ja laita numero sille varattuun tilaan (yleensä vasempaan yläkulmaan, yrityksen logon alle, jos sellainen on). Määritä vastaanottaja oikeassa yläkulmassa. Aloita otsikosta ja kirjoita sitten sukunimi (tai sukunimet, jos kirjain on tarkoitettu useammalle kuin yhdelle henkilölle). Asemat tulisi luetella hierarkkisessa järjestyksessä, ts. Ensin tulee esimerkiksi johtaja, sitten hänen sijaisensa, sitten palvelu- ja osastopäälliköt.
Ilmoita vastaanottajien nimien alle lähettäjän nimi ja nimi. Älä unohda: prepositiota "from" ei käytetä tässä tapauksessa; tämä on yksi yleisimmistä virheistä! Seuraavaksi ilmoita kirjeen aihe ja päivämäärä, jolloin se laadittiin. Kirjeestä tulisi tehdä selväksi, mistä tässä asiakirjassa puhutaan; ilmaista se selvästi ja selkeästi.
Vaihe 3
Kirjeen teksti alkaa valituksella. Jos se on osoitettu yhdelle henkilölle, käytä sitä etunimellä ja isänimellä tai vaihtoehtoisesti sukunimellä: "Hyvä herra Ivanov". Älä missään tapauksessa salli kirjeen tuntemusta, vaikka tunnet henkilökohtaisesti vastaanottajan ja olet suhteessa "lyhyellä jalalla" hänen kanssaan. Muista, että tämä on virallinen asiakirja, se on arkistoitava arkistoon ja sitä voidaan käyttää työssä jopa useita vuosia myöhemmin.
Itse kirjeen tekstin on oltava selkeä ja ymmärrettävä. Älä levitä "ajatuksia puun varrella", älä täytä kirjainta tarpeettomilla yksityiskohdilla, älä mainitse tunnettuja tosiasioita. Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin ajanhukka asiakirjan lukemisessa, jonka koko merkitys voidaan laittaa 4 lauseeseen, mutta sinun on luettava 4 arkkia. Suunnittele ehdotuksesi lyhyesti ja ymmärrettävästi, jos tarvitset selityksiä, laita ne liitteenä ja liitä kirjeeseen.
