Joskus ihmiset, jotka käyttävät kirjeitä yritysviestintään, kysyvät itseltään, onko vastaanottajan päätökseen mahdollista millään tavalla vaikuttaa. Jotkut ihmiset ajattelevat, että tämä on mahdotonta; toiset vastaavat kysymykseen myöntävästi. Kuka on oikeassa? Yrityskirjeenvaihto on erittäin herkkä työ. Kun olet täyttänyt kirjeen, sinun on osoitettava kunnioitusta vastaanottajalle, oltava oikea ja huomaamaton! Voit vaikuttaa henkilöön paperilla, mutta tätä varten sinun on noudatettava joitain sääntöjä.
Psykologisen kontaktin luominen
Psykologinen yhteys liike-elämän kirjeenvaihdossa on erittäin tärkeää, koska yhteistyön ollessa mahdotonta sen puuttuessa. Muista puhua vastaanottajalle sanalla "Hyvä". Älä koskaan lyhennä sanoja otsikossa. Eli jos et tunne henkilöä hyvin, voit hakea seuraavaa "Hyvä herra Petrov" eikä "Uv. Herra Petrov ".
Jos olet aiemmin tavannut henkilön ja puhunut joistakin työhösi liittyvistä aiheista, muista käyttää tätä tosiseikkaa johdannossa. Jos et tunne vastaanottajaa, tiedustele hänen yrityksestään.
Esimerkki johdannosta.
1. Hyvä Petr Petrovich! Angara-ravintolassa 12. lokakuuta tänä vuonna pidetyssä liiketapaamisessa keskustelimme pienyritysten sijoittamisesta.
2. Hyvä herra Petrov! Saimme tietää, että yrityksesi on johtava Irkutskin alueella vannesahojen tuotannossa. Yrityksemme harjoittaa sahojen tuotantoa. Haluaisimme tehdä yhteistyötä kanssanne tulevaisuudessa.
Jos huomaat, että organisaation johtaja on hyvin huolissaan maineestaan ja etsii kumppaneita, voit pyytää häneltä neuvoja. Tällainen henkilö suostuu mielellään auttamaan, koska voit vaikuttaa yrityksen maineeseen. On erittäin kätevää tehdä yhteistyötä tällaisen organisaation kanssa, koska johtaja yrittää täyttää kaikki sopimuksen ehdot, jotta hän ei ansaitsisi negatiivisia arvosteluja.
Väitteiden ja tosiseikkojen löytäminen
Sinun on löydettävä argumentit, jotta asiakas voidaan vakuuttaa olevasi oikeassa. Ne ovat keskikokoisia, vahvoja ja vahvimpia. Psykologit neuvoo kirjainta kirjoitettaessa noudattamaan seuraavaa järjestystä: vahva - keskitaso - vahvin.
Vahvimmat sisältävät seuraavat argumentit:
- Esityksessä esitellään uusinta kehitystä vannesahojen tuotantolaitteissa.
- Tarjottujen laitteiden hinta on 30% markkinahintaa alempi.
Keskimääräisiä tosiseikkoja ovat:
- Esityksen osanottajilla on mahdollisuus nähdä uudet laitteet toiminnassa sekä saada neuvoja laitteiden käytöstä.
- Tarjottua laitetta lisätään 2 vuodella.
Vahvimmat sisältävät seuraavat perustelut:
- Esityksen lopussa järjestetään kampanja, jonka osallistujat voivat saada toisen täysin ilmaiseksi laitteita ostettaessa.
Vastaanottajan ongelman löytäminen
Ennen kuin ehdotat jotain, yritä löytää syy, joka saattaisi lukijan käyttämään palveluitasi tai ostamaan tuotetta sinulta. Tarjoat esimerkiksi rahtipalvelua. Tutki huolellisesti vastaanottajan työtä, tunnista hänen tyytymättömyytensä. Voit tehdä tämän lähettämällä "vakoojan". Voit myös selvittää, mitä yritystä hän käyttää. Etsi sitten kuorma-autoa harjoittavan organisaation negatiiviset puolet. Yritä tunnistaa ongelma, joka saattaa syntyä työskennellessäsi kolmannen osapuolen kanssa.
Jos tarjoat laitteita, jotka ovat parempia kuin vastaanottajan käyttämät laitteet, muista kirjoittaa niistä kirjeessä viitaten siihen, että laitteidesi kanssa tuotannon määrä kasvaa dramaattisesti.
Ajatusten muotoilu
Yritä muotoilla ajatuksesi oikein. Esimerkiksi psykologit neuvovat olemaan käyttämättä hiukkasia "ei" ja "ei" liikekirjeenvaihdossa.
Esimerkki.
Virheellinen lause: 12. lokakuuta ei olisi haittaa vierailla näyttelyssä.
Oikea lause: 12. lokakuuta olemme iloisia nähdessämme sinut näyttelyssämme.
Kirjainsuunnittelu
Vastaanottajan asenne yritykseesi riippuu lähtevän kirjeenvaihdon suunnittelusta. Liiketoiminnan kirjeenvaihtoon sisältyy yrityksen kirjelomakkeiden käyttö. Sinun ei pitäisi kokeilla kirjasinta ja kokoa, on parempi valita standardit, eli Times New Roman -kirjasin ja koko 12. Vaikka nämä ovatkin pienet asiat, mutta psykologisella tasolla sillä on suuri vaikutus ihmiseen!
