Kaikilla omistajuuden muodoilla toimivilla yrityksillä on oma työnkulunsa erityyppisten papereiden muodossa, jotka on järjestetty tietyn periaatteen mukaisesti. Muistio vaatii erityistä huomiota laatiessaan.
Mikä on muistio
Muistion muodossa oleva yritystodistus on luonteeltaan informatiivinen ja suositteleva. Se toimitetaan organisaation välittömälle esimiehelle tai johtajalle. Muistio voidaan laatia johdon ohjeista ja työntekijän aloitteesta.
Asiakirja koostuu erityisistä tosiseikoista, jotka liittyvät tiettyyn ongelmaan. Useimmissa tapauksissa muistio on työntekijän subjektiivinen mielipide, joka esitetään kirjallisesti. Joskus yrityksessä tapahtuvien tapahtumien valossa johtajan on äärimmäisen tärkeää tietää alaisten mielipiteet, jotta heidän tulevaa toimintaansa voidaan mukauttaa. Työntekijöiden on itse laadittava yksityiskohtainen vastaus, jota täydennetään omilla ideoillaan ja suosituksillaan.
Raporttien aihe voi olla erilainen: kertaluonteisesta tietojen toimittamisesta säännölliseen raportointiin. Toisin kuin selittävät ja palveluhuomautukset, muistiota voidaan käyttää yrityksessä tai se voi toimia raportointiasiakirjan roolina ylemmälle viranomaiselle.
Syy asiakirjan laatimiseen
Muistio laaditaan hallitsemattoman prosessin seurauksena, mikä voi vahingoittaa yritystä. Silloin työntekijä voi samalla tavoin tuoda kaikki tiedot esimiesten tietoon. Se voi olla esimerkiksi vastuuhenkilön moninkertainen poissaolo tai suunniteltujen tavoitteiden saavuttamatta jättäminen, mikä voi tietysti vaikuttaa negatiivisesti koko yrityksen suorituskykyyn. Yleensä asiakirjan on tarkoitus tulla signaaliksi sisäisen politiikan muutoksesta, jota johto parhaillaan toteuttaa.
Kuinka laatia muistio oikein
Yleensä asiakirja koostuu useista osista. Ensinnäkin on tarpeen muotoilla selkeästi syy, joka oli syy muistion kirjoittamiseen. Siinä hahmotellaan erityistilanne ja luetellaan tosiasiat. Sitten on melko selkeästi suositeltavaa ilmaista oma mielipiteesi siitä, mitä tapahtuu. Samalla on tarpeen analysoida tilannetta kaikilta puolilta ja tarjota oma ratkaisu ongelmaan.
Kaikki tiedot on esitettävä riittävän ytimekkäästi pitäen kiinni tapahtuman aiheesta. Todellisuuden vääristymistä ja sellaisten oletusten ilmaisua, joita todiste ei tue, ei voida hyväksyä.
Asiakirja asetetaan A4-kokoiselle arkille siten, että yksikön nimen vasemmassa yläkulmassa on pakollinen maininta. Oikeassa yläkulmassa sinun tulee sijoittaa tiedot muistiinpanon vastaanottajalle. Hieman alapuolella, punaisesta viivasta, asiakirjan nimi ja numero sekä laatimispaikka kirjoitetaan suurilla kirjaimilla.
Sitten tiedot esitetään melko vapaassa muodossa, jota tukee asiakirjan laatineen työntekijän allekirjoitus.
Ennen muistion lähettämistä on suositeltavaa tarkistaa huolellisesti kaikkien edellä mainittujen olosuhteiden todellisuus.
