Liian monien ihmisten on velvollisuutensa vuoksi jatkuvasti laadittava asiakirjoja, kuten raportteja ja huoltotodistuksia - joskus jopa päivittäin. Tästä huolimatta jokainen työntekijä ei pysty pätevästi ja kaikkien sääntöjen mukaisesti laatimaan tällaisen muistiinpanon, mutta tämä on silti asiakirja, jolla on omat pakolliset vaatimukset. Alta löydät ohjeet sisäisten ja ulkoisten muistioiden kirjoittamiseen.
Ohjeet
Vaihe 1
Sisäinen muistio on muistio, joka on tarkoitettu rakenneyksikön tai laitoksen johtajalle. Sisäinen muistio laaditaan tavalliselle paperiarkille, josta käyvät ilmi kaikki GOSTin määrittelemät yksityiskohdat. Luettelo näistä tiedoista:
- Alaryhmän nimi
- Päivämäärä
- Asiakirjan tyyppi
- Otsikko
- setelin rekisteröintinumero
- Suoraan muistiinpanon teksti
- Vastaanottaja
- Asiakirjan laatijan allekirjoitus
Ulkoinen muistio on muistio, joka on tarkoitettu ylimmälle virkamiehelle.
Vaihe 2
Kirjoita muistion teksti Microsoft Wordiin Times New Roman -kirjasimella, kirjasinkoko - 14, väli - 1, 5. Ilmoita muistiinpanon vasempaan yläkulmaan rakenneosan nimi, ts. asiakirja.
Vaihe 3
Kirjoita otsikko "PAPER HUOMAUTUS" isoilla kirjaimilla. Aseta se joko keskelle tai vasemmalle.
Vaihe 4
Syötä päivämäärä ja hakemisto yhdelle riville. Muista laatia päivämäärä arabiaksi; voit kirjoittaa kuukauden kirjaimilla. Sisäisen muistion päivämäärä on päivä, jona asiakirja luotiin ja lähetettiin.
Vaihe 5
Syötä päivämäärä ja hakemisto yhdelle riville. Muista laatia päivämäärä arabialaisin numeroin; voit kirjoittaa kuukauden kirjaimilla. Sisäisen muistion päivämäärä on päivä, jona asiakirja luotiin ja lähetettiin.
Vaihe 6
Voit antaa sisäisen muistion otsikolla, joka paljastaa muistion sisällön. Esimerkiksi: “Ivanov I. I. osastolle sellaisia."
Vaihe 7
Jaa muistiinpanon teksti kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa kerro tapahtumista, jotka saivat sinut kirjoittamaan muistiinpanon, ja toisessa - joitain toiveita, suosituksia ja pyyntöjä.
Vaihe 8
Muistiinpanossa voi olla kolme osaa, tässä tapauksessa ensimmäinen osa on viesti tapahtumista, toinen - analyysi tilanteesta ja kolmas - suositukset ja toiveet. Voit esittää muistion tekstimuodossa, taulukkomuodossa tai molempien yhdistelmänä.
Vaihe 9
Ennen kuin lähetät tällaisen muistiinpanon, varmista se organisaation johtajan allekirjoituksella. Kirjoita tekijäorganisaation nimi alla.
