Jos haluat kirjoittaa muistion pomolle, sinun on ensin löydettävä pakottava syy muistioon, jonka oikeellisuus voidaan tarvittaessa helposti todistaa asiakirjojen, kolmansien osapuolien todistusten, ääni- tai videotallenteiden avulla. Seuraavaksi sinun tulisi selventää kenelle raportti osoitetaan, valita erityinen virkamies, joka on valtuutettu ratkaisemaan konfliktitilanteet ja seuraamaan tiimin rikkomuksia. Samanaikaisesti on suositeltavaa varmistaa, että tämä virkamies ei tunne mitään henkilökohtaisista syistä pomoille, jolle raporttia valmistellaan. Tässä tapauksessa olisi valittava toinen virkamies, muuten raportin vaikutus on päinvastainen kuin odotettiin. Tärkeä vivahde muistion lähettämisessä on päätös sen nimettömyydestä tai avoimesta kirjoittajuudesta. Viimeinen vaihe on välittää muistio vastaanottajalle ja varmistaa, että se on luettu.
Tarpeellinen
Raportti paperilla tai digitaalisella, virallisella todisteella raportissa esitetyistä maksuista
Ohjeet
Vaihe 1
Korkeammat virkamiehet jättävät usein nimettömän ilmoituksen päällikölle toimittamatta todisteita hänen syyllisyydestään, joten raportin oikean toimittamiseksi on paitsi oltava tarkkoja tietoja tapahtuneesta rikkomuksesta, myös valmisteltava todisteet. Käytä todisteina mitä tahansa asiakirjoja, sekä paperisia että sähköisiä, valokuvia, video- ja äänitallenteita. Älä käytä kollegoiden todistusta tärkeimpänä todisteena, koska pomon painostuksessa ihmiset voivat kieltäytyä todistamasta häntä vastaan.
Vaihe 2
Analysoimalla henkilöstötaulukkoa voit selvittää, kenelle ylimmistä johtajista raportti tästä pomosta on mielenkiintoisin. Suurissa organisaatioissa tämä ei välttämättä ole johto, vaan esimerkiksi osakasneuvosto tai määräysvaltaa käyttävä organisaatio. Joissakin tapauksissa muistion onnistumisen varmistamiseksi on parempi valita useita vastaanottajia: osaston päällikkö, yrityksen turvallisuuspalvelu, henkilöstöosasto ja osakkeenomistajien neuvosto.
Vaihe 3
Tarkista, onko päälliköllä ja raportin vastaanottajalla läheisiä, ystävällisiä tai läheisiä suhteita, muuten on vaarana menettää pomo vaan työ.
Vaihe 4
Mieti ja analysoi, onko hyödyllistä lähettää raporttisi nimettömästi vai avoimesti. Nimettömyys tarjoaa yhden melko kiistanalaisen edun: se suojaa pomon mahdollisilta kostoilta. Mutta älä unohda, että muistion tekijän löytäminen ei ole niin vaikeaa. Nimettömyyden sattuessa muistio ei välttämättä tavoita vastaanottajaa. Esimerkiksi sihteeri heittää sen yksinkertaisesti pois tai poistaa sen roskapostina.
Vaihe 5
Jos muistio jätetään avoimesti, se takaa, että se varmasti saapuu vastaanottajalle. Kun lähetät paperimuistion, pyydä virkamiestä tai hänen sihteeriään allekirjoittamaan jäljennös siitä, että asiakirja on vastaanotettu. Kun lähetät muistion sähköpostitse, muista korottaa kirjeen merkitys, pyydä lukukuittausta ja kirjoita kirjeen otsikkoriville, että viesti sisältää tietoja, jotka ovat erittäin tärkeitä viestin toiminnalle. yritys.
