Toimistotöiden ohjeet määrittävät yrityksen tilausten antamismenettelyn. Samalla näiden asiakirjojen kirjanpito ja säilytys pidetään erityisessä tilausrekisterissä, jonka on oltava jokaisessa organisaatiossa.
Ohjeet
Vaihe 1
Luo tilausrekisteri. Suurissa yrityksissä tämän tekee erillinen virkailija; pienet yritykset nimittävät vastuuhenkilön näihin tarkoituksiin. Voit käyttää sekä hyväksyttyä rekisteröintikirjan lomaketta että itsenäisesti kehitettyä.
Vaihe 2
Luo tilauspäiväkirjan kansi. Sen tulisi olla tiheää materiaalia, jotta tilausarkit eivät rypisty varastoinnin aikana. On huomattava, että nämä asiakirjat on säilytettävä yrityksessä vähintään 5 vuotta.
Vaihe 3
Kirjoita kannelle yrityksen nimi, kirjan nimi ja ajanjakso. Rekisteröintiloki voidaan laskea kuukaudelle, vuosineljännekselle tai vuodelle riippuen toimeksiantojen tiheydestä organisaatiossa. Kannen kääntöpuolella on tietoja henkilöstä, joka on vastuussa asiakirjan ylläpidosta ja säilyttämisestä.
Vaihe 4
Valitse yksi tapa tallentaa tilaukset rekisteröintikirjaan. Ne voidaan liimata kirjassa tai lisätä sideaineella. Toinen vaihtoehto on parempi, jos sinun on hankittava yksi tilauksista ja tehtävä siitä kopio. Kaikki tilaukset on järjestettävä aikajärjestyksessä. Jotkut yritykset jättävät varmuuskopionumeroita, joita voidaan tarvita tilausten käsittelyyn taannehtivasti. Tämä menetelmä on kuitenkin laiton, joten sinun ei pitäisi käyttää sitä väärin.
Vaihe 5
Kehitä yhteinen muoto yritystilauksille. Yleensä tämä on kirjelomake, jonka yläosassa on ennalta valmistellut tiedot yrityksestä: nimi, osoite ja rekisteröintitiedot.
Vaihe 6
Anna tilaus. Syötä sen numero ja laatimispäivä. Sen jälkeen keksi otsikko, jonka pitäisi vastata lyhyesti kysymykseen "mitä?" Pääteksti koostuu lausunnosta tilauksen ja hallinnollisen osan perustasta. Lopussa laitetaan päällikön tai muun valtuutetun henkilön allekirjoitus.
Vaihe 7
Sen jälkeen tilaus laaditaan tilausrekisteriin. Jos asiakirja vaikuttaa esimerkiksi yrityksen työntekijöihin, muodostetaan palkkio, näiden henkilöiden tulisi huomata, että he ovat lukeneet tilauksen ja kirjoittaneet allekirjoituksensa.
