Kaikilla organisaatioilla on henkilöstöasiakirjat. Ne tehdään työsuhteiden sääntelyyn työntekijöiden kanssa. Kaikki versiot alkavat tarkistamalla nämä asiakirjat, minkä vuoksi on erittäin tärkeää muotoilla ne oikein.
Ohjeet
Vaihe 1
Tärkeintä on ohjata erilaisia lakeja, ohjeita ja muita säädöksiä asiakirjoja laadittaessa. Kaikkien sääntöjen rikkominen johtaa erilaisiin seuraamuksiin.
Vaihe 2
Asiakirjat laaditaan sen jälkeen, kun organisaation johtaja on julkaissut tilauksen. Kaikkien työntekijän henkilökohtaisten asiakirjojen perusteella täytetään lomakkeet, esimerkiksi työsopimus.
Vaihe 3
Virkamiehen tulee palkattaessa poistaa kopiot kaikista asiakirjoista ja tallentaa ne työntekijän henkilökohtaiseen tiedostoon. Tulevaisuudessa voit liittää tähän kansioon myös asiakirjoja, esimerkiksi loma-sovelluksen. On sanottava, että henkilökohtaisten tiedostojen pitäminen ei ole tarpeen yksityisyrityksille.
Vaihe 4
Sinun tulisi myös tehdä luettelo kaikista henkilökohtaisessa tiedostossa olevista asiakirjoista, joiden tulee olla aikajärjestyksessä ja sisältää sarjanumeroita.
Vaihe 5
Kaikki muutokset henkilökohtaisiin tiedostoihin tehdään työntekijän itsensä hakemuksesta ja liitteenä olevien kopioiden mukaan, esimerkiksi sukunimen muuttuessa - avioliittotodistus (purkaminen). Samanaikaisesti vanhoja asiakirjoja ei voida kierrättää, vaan niiden on oltava työntekijän henkilökohtaisessa arkistossa.
Vaihe 6
Henkilökohtaisen tiedoston kannessa ilmoitetaan työntekijää koskevat tiedot, nimittäin: sukunimi, nimi, henkilötunnuksen ja sarjanumero. Sitten hänet rekisteröidään erityiseen henkilökohtaisten asioiden rekisteriin.
Vaihe 7
Muista, että henkilökohtaiset tiedostot ja työntekijöiden asiakirjat on pidettävä turvallisessa tai muussa turvallisessa paikassa. Vastuu tästä pitäisi olla henkilöstön työntekijöillä, jotka nimitetään pään määräyksellä.
Vaihe 8
On myös pidettävä mielessä, että henkilökohtaisia tiedostoja ei siirretä itse työntekijöille ja että niitä voidaan tutkia vain vastuuhenkilön läsnä ollessa.
