Kaupallinen ehdotus on tärkeä ja tehokas työkalu minkä tahansa esimiehen tai myyjän työssä. Sitä laadittaessa on tärkeää noudattaa selkeää rakennetta ja ottaa huomioon tyypilliset vaatimukset tämän asiakirjan suunnittelulle.
Kirjallinen myyntiehdotus on olennainen osa johtajan tai myyjän päivittäistä liiketoimintaa. Nämä asiakirjat laaditaan pääsääntöisesti niille asiakkaille, jotka ovat jo ilmaisseet kiinnostuksensa ostaa tietty tuote tai palvelu, jotka haluavat saada lisätietoja myydystä tuotteesta. Oikein laadittu ehdotus auttaa lisäämään merkittävästi kaupallisen toiminnan tehokkuutta, kun taas tyypilliset kirjoitusvirheet voivat vähentää merkittävästi potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden määrää. Syynä tähän ilmiöön on vaikeus vaikuttaa potentiaaliseen ostajaan, asiakkaaseen ilman henkilökohtaista yhteyttä häneen.
Kaupallisen tarjouksen rakenne
Seuraavat osatekijät olisi erotettava kaupallisen ehdotuksen rakenteessa:
1) otsikko, yrityksen logo - kirjelomake, joka sijoitetaan asiakirjan jokaisen sivun yläosaan;
2) rekisteröintinumero ja osoiteosa - tähän kenttään merkitään ehdotuksen päivämäärä ja lähtevä numero, ilmoitetaan sen lähettäjä ja vastaanottaja;
3) muutoksenhaku ja syyn maininta - tämä rakenteellinen osa sisältää kunnioittavan vetoomuksen mahdollisille kumppaneille, muistutuksen aikaisemmista kontakteista tai neuvotteluista tavaroiden ostamisesta, palvelujen tilaamisesta;
4) lyhyt kuvaus asiakkaan tarpeista (aiempien kontaktien perusteella), perustelut hänen tarpeensa ostaa tuote;
5) itse ehdotukset, jotka on esitetty lyhyesti, selkeästi ja yritystyyliin (jos vaaditaan yksityiskohtaisia selityksiä, linkit hakemuksiin tehdään);
6) luettelo liitteenä olevista asiakirjoista, joista voi olla yksityiskohtaisia selityksiä, eritelmiä, laskelmia;
7) asiakkaan kulujen määrä, kuvaus odotettavissa olevista eduista ja ajanjakso, jona tarjous on voimassa;
8) lyhyt kuvaus myyntiyhtiön eduista ja seuraavan yhteydenoton päivämäärän nimeäminen;
9) lopulliset tiedot - päivämäärä ja allekirjoitus.
Ehdotuksen suunnittelun ominaisuudet
Asiakkaan on vaikuttunut tarjouksen sisällön lisäksi myös sen muotoilu. On suositeltavaa jakaa teksti lyhyiksi ja keskisuuriksi kappaleiksi, käyttää perusteluja ja numerosivuja, jos sivuja on enemmän kuin yksi. Kirjoituksessa on parempi käyttää vakiokokoista kirjasinta, älä käytä liikaa korostusta, kursivointia, koska se vaikeuttaa käsitystä. Jos ehdotuksessa on useita sivuja, on suositeltavaa jakaa teksti niihin tasaisesti.
