Liikemaailmassa on omat lait. Yritysviestinnässä on tärkeää noudattaa paitsi yleisen kulttuurin sääntöjä myös tiettyjä liiketoiminnan etiketin lakeja. Yksi tämän sääntöjoukon tärkeistä kohdista on neuvotteluja ja liiketapaamisia koskevien sopimusten noudattaminen.
Ohjeet
Vaihe 1
Pääsääntö liiketapaamisten järjestämisessä on olla täsmällinen. Älä myöhästy äläkä käytä väärin muiden aikaa. Jos asut suurkaupungissa, jossa liikenneruuhkat ovat yleisiä, suunnittele aikaasi niin, että tulet kohtaamispaikkaan ennen toista. Jos sinulla ei ole aikaa, soita ja kysy, voiko henkilö odottaa sinua. Jos ei, pyydä anteeksi ja ajoita kokous uudelleen.
Vaihe 2
Jos sinut kutsutaan liikekokoukseen toisessa organisaatiossa ja keskustelukumppanisi on kiireinen - istu alas ja odota häntä. Älä häiritse muiden työntekijöiden keskusteluja äläkä katsele uhmakkaasti kelloa. Jos keskustelukumppanisi ei ole vapaa 20 minuutin kuluttua, kysy, kuinka kauan sinun on vielä odotettava. Kun sinulla ei ole ylimääräistä aikaa, sano suoraan sihteerille, että lykkäät neuvotteluja. Sovi päivämäärä keskustelukumppanisi avustajan kanssa tai pyydä ottamaan sinuun yhteyttä myöhemmin neuvottelujen päivän ja ajan selventämiseksi.
Vaihe 3
Sinun ei tule tulla kokoukseen viimeisimmällä voimallasi, jos olet sairas. Tällaisista neuvotteluista on vähän hyötyä, ja voit myös tartuttaa keskustelukumppanisi. Heti kun huomaat, ettet voi tulla yrityskokoukseen terveysongelmien takia, ilmoita asiasta keskustelukumppanille välittömästi. Älä jätä sitä viimeiseen hetkeen siinä toivossa, että paranet. Arvosta muiden ihmisten aikaa sekä sinun.
Vaihe 4
Kokouksessa saatat tarvita asiakirjoja, tietoja tai raportteja. Ne on valmisteltava etukäteen, neuvottelujen tulos riippuu usein tästä. Jos huomaat, että tiedoista puuttuu ja tarvitset enemmän aikaa niiden valmistelemiseen, soita ja ajoita kokous uudelleen. Selitä siirron syy rehellisesti keskustelukumppanille, älä viittaa työhön. On parempi valmistautua perusteellisemmin kuin käydä turhia neuvotteluja tuhlaamalla omaa ja muiden aikaa.
