Henkilöstöosastolla on tärkeä rooli - se valvoo ja ottaa huomioon koko organisaation henkilöstön. Sen rakenne ja toiminta voivat vaihdella hieman yrityksen koosta ja suunnasta riippuen. Mutta henkilöstöosasto ei ole vain toiminnallinen yksikkö, se on myös yrityksen kasvot, koska täällä kaikki hakijat alkavat tutustua siihen.
Nimi puhuu puolestaan: täällä tehdään työtä henkilöstön ja henkilöstön kanssa. Työntekijät osallistuvat yrityksen henkilöstön muodostamiseen. Henkilöstöosaston on toimitettava organisaatiolle asianmukaiset asiantuntijat ja tätä varten se laatii henkilöstötaulukon. Työntekijöiden valinta tapahtuu käyttämällä erityisesti kehitettyjä strategioita: tietojen toimittaminen avoimista työpaikoista tiedotusvälineissä ja työvoimapalveluissa, valintamenetelmien käyttö, testaus, menettelyt asiantuntijoiden sopeuttamiseksi ja jatkokoulutus. Nykyaikaisessa maailmassa uusimmista menettelyistä on tullut merkityksellisiä, ja niitä käytetään useimmissa suurissa yrityksissä. Henkilön palkkaaminen ei kuitenkaan riitä. Kaikkien työntekijöiden palkkaaminen, erottaminen ja siirtäminen on dokumentoitava maan lakien mukaisesti. Myös työelämän sääntelyviranomaiset seuraavat henkilöstöasiakirjojen oikeellisuutta. Jokaiselle tehtävälle tulisi määrätä työnkuva, turvallisuusohjeet sekä tekniset tai tuotanto-ohjeet. Ne kaikki on sertifioitu esimiesten kanssa, henkilöstöosasto seuraa työntekijöiden perehdyttämistä heidän kanssaan, ylläpitää koulutuspäiväkirjoja. Palkkaus on yksi motivoiva tekijä palkkaamisessa. Nykyaikaisissa henkilöstöosastoissa on myös asiantuntijoita työn motivaatiojärjestelmien toteuttamisessa. Laitoksen päätehtävänä on kuitenkin ottaa työntekijöiden työ huomioon oikein, määrittää työ-, vapaa- ja sairauspäivien lukumäärä palkkojen, lomien laskemiseksi ja tietojen toimittamiseksi organisaation kirjanpito-osastolle. Lisäksi henkilöstöosaston on toimitettava tietoja työntekijöistä Venäjän federaation eläkekassalle, vakuutusyhtiöille, vero- ja muuttoliikepalveluille, ja se voi toimia myös valtuutettuna henkilönä vastaanottaessaan asiakirjoja näiltä organisaatioilta. Organisaation koosta riippuen henkilöstöosaston toiminnallisuutta voidaan täydentää muilla toiminnoilla, esimerkiksi organisatorisilla. Ihannetapauksessa osaston olisi varmistettava paitsi yrityksen oikea asiakirjavirta, myös sen asioiden onnistuminen pätevän henkilöstöpolitiikan avulla. Lisäämällä työntekijöiden hallittavuutta, motivaatiota ja yhteenkuuluvuutta tämä rakenneyksikkö antaa monille yrityksille mahdollisuuden vähentää liikevaihtoa ja rekrytointikustannuksia.
