Minkään yrityksen työ on mahdotonta ilman työntekijöitä. Henkilöstön liikkeiden kirjanpidon yksinkertaistamiseksi osa työnantajista käyttää pääsääntöisesti liiketoiminnassaan ns. Henkilökohtaisia tiedostoja. Yleensä "henkilötiedoston" käsitteellä tarkoitetaan eräänlaista arkistoa, joka sisältää kaikki henkilötiedot työskentelevästä työntekijästä. Tällaisen kirjanpitojärjestelmän käyttö ei ole välttämätöntä oikeushenkilöille, mutta valtion laitoksille henkilökohtaiset tiedostot ovat pakollinen erä.
Ohjeet
Vaihe 1
Työntekijä kirjoittaa pääsääntöisesti hakiessaan työtä. Suostut hyväksymään hänet tehtävään, laatit tilauksen (tilauksen) hyväksymistä varten. Tee seuraavaksi kopiot kaikista asiakirjoista, esimerkiksi passista, vihkitodistuksesta jne.
Vaihe 2
Tee tässä vaiheessa henkilökohtainen tiedosto. Huomaa, että jokaiselle työntekijälle on luotava erilliset kansiot. Tee kopiot kaikista tilauksista, kuten työtilauksesta. Tarvitset myös kopiot työkirjasta, koulutusasiakirjasta eli kaikista kopioista asiakirjoista, jotka sinulla on työntekijän käytettävissä.
Vaihe 3
Kun kaikki kopiot on tehty, arkistoi ne. Huomaa, että tapaus lisääntyy työskennellessäsi. Toisin sanoen, jos tälle työntekijälle annetaan tilauksia, esimerkiksi ylennys, tilaus vastuuhenkilön nimeämisestä, lupa loman antamiseen jne., Sinun on tehtävä niistä kopiot ja toimitettava ne osoitteeseen henkilökohtaiset tiedostosi aikajärjestyksessä … Tämä koskee kaikkia työntekijää koskevia henkilöstöasiakirjoja.
Vaihe 4
Tee sisäinen luettelo, jotta voit helposti tutustua kotelon sisältöön. Se on myös täytetty aikajärjestyksessä. Kaikissa luettelon asiakirjoissa on oltava sarjanumero, laatimispäivä, otsikko, arkkien lukumäärä ja mahdollisesti jonkinlainen muistiinpano.
Vaihe 5
Työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot on pidettävä vastuuhenkilön toimesta, jonka nimittää johtajan määräys. Korjaukset ovat sallittuja vain vastuuhenkilön käsin, ja tietoja voidaan tarkastella vain tämän läsnä ollessa.
Vaihe 6
Irtisanottaessasi työntekijää sulje hänen henkilökohtainen tiedosto, eli tee yhteenveto, numeroi arkit, kirjoita sivujen kokonaismäärä, ompele kaikki ja lähetä se organisaation arkistoon samalla kun täytät toimitusluettelon.
