Henkilökohtainen tiedosto on kokoelma asiakirjoja, jotka sisältävät tietoja työntekijästä palkkaamismääräyksen allekirjoittamisesta siihen asti, kun irtisanomismääräys on annettu. Maassamme on pakollista pitää henkilökohtaisia tiedostoja vain virkamiehille. Useimmat yritykset ja organisaatiot haluavat kuitenkin järjestää ja tallentaa työntekijätiedot.
Ohjeet
Vaihe 1
Henkilökohtaiset tiedostot sisältävät pääsääntöisesti seuraavat tiedot työntekijästä: henkilökohtainen rekisterilomake, kopiot koulutusasiakirjoista, jäljennös työmääräyksestä ja -hakemuksesta, työsopimus, siihen tehdyt muutokset ja lisäykset, todistuksia koskevat asiakirjat ja jatkokoulutus ja myös muut henkilöstöpalvelun kannalta välttämättömät asiakirjat (kopio vihkitodistuksesta, syntymätodistuksesta, passista, armeijan henkilötodistuksesta jne.).
Vaihe 2
Jokaisen työntekijän henkilökohtainen tiedosto laaditaan erilliseen kansioon, jossa on pahvikansi - sideaine. Se sisältää tarvittavat tiedot: sukunimi, nimi, työntekijän isänimi, tapauksen aloittamispäivä. Kun työntekijä on irtisanottu, henkilökohtainen asiakirja suljetaan. Asiakirjat on toimitettava arkistoon epäonnistumatta.
Vaihe 3
Suljetut henkilökohtaiset tiedostot numeroidaan, laaditaan sisäinen luettelo asia-asiakirjoista. Kansiossa olevat asiakirjat kerätään kronologisessa järjestyksessä - työntekijän saapumisesta irtisanomiseen. Sisäinen luettelo laaditaan samassa järjestyksessä. Inventaariotaulukoiden numerointi on erillinen henkilökohtaisen tiedoston asiakirjojen numeroinnista.
Vaihe 4
Työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot annetaan vain esimiehelle tai muille henkilöille johtajan toimesta sekä itse työntekijälle. Henkilökohtaisiin tiedostoihin tallennetut tiedot ovat luottamuksellisia, joten niitä ei voida paljastaa muille. Henkilökohtaisten tiedostojen aiempiin asiakirjoihin tehtävien muutosten tekeminen ja purkaminen on kielletty.
Vaihe 5
Henkilöstöosasto pitää kirjaa vain nykyisistä työntekijöistä. Irtisanottujen työntekijöiden asiakirjat siirretään arkistoon. Niitä säilytetään siellä 75 vuoden ajan, ja johtajien, johtajien sekä henkilöiden, joilla on palkintoja ja tutkintoja, henkilökohtaiset tiedostot ovat määrittelemättömiä.
