Organisaatioiden, yritysten henkilöstöpalveluissa tallennetaan suuri määrä asiakirjoja: palkkaamismääräykset, loman myöntäminen, siirrot, palkinnot, ylimääräiset käteismaksut, irtisanomiset ja muut. Tällaisten asiakirjojen säilyttämisen merkitys johtuu tarpeesta pitää kirjaa kunkin työntekijän asiakirjoista. Asiakirjojen asianmukainen ja nopea muotoilu on annettu henkilöstövirkailijoille.
Ohjeet
Vaihe 1
Tapausten muodostaminen on suoritettujen asiakirjojen sijoittaminen asioihin. Ryhmittele asiakirjat kullekin kalenterivuodelle, lukuun ottamatta tapauksia, jotka on muodostettu alun perin eivätkä ole yhden kalenterivuoden sisällä. Tällaisia tapauksia ovat muun muassa opiskelijoiden, työntekijöiden, työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot, rikostekniset tapaukset, eläketapaukset, sairaushistoria sekä muut kirjanpitoasiakirjat.
Vaihe 2
Opiskelijoiden, opiskelijoiden, jatko-opiskelijoiden henkilökohtaisten tiedostojen lopullinen muodostaminen olisi suoritettava valmistuttuaan oppilaitoksesta tai jatko-opinnoista; työntekijät ja työntekijät - heidän irtisanomisestaan; sairaushistoria - potilaan purkamisen jälkeen; oikeustapaukset - heti oikeudenkäynnin päättymisen ja päätöksen antamisen jälkeen; eläketapaukset - eläkemaksujen päättymisen jälkeen.
Vaihe 3
Kun valmistaudut arkistointivarastointiin, yhdistä irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot henkilökohtaisiin tiedostoihin, jos arkkien määrä ei ylitä kaksisataa viisikymmentä. Sama koskee oppilaitoksen valmistuneita henkilöitä. Voit myös luoda yksittäisen henkilökohtaisen tiedoston erillisenä tallennusyksikkönä. Tämä sääntö koskee pysyvän tallennuksen henkilökohtaisia tiedostoja.
Vaihe 4
Kun luot henkilökohtaisia tiedostoja, ota huomioon erilaiset säilytysjaksot. Muodosta pitkäaikaisen ja pysyvän säilyvyyden tapaukset erikseen ja sisällytä ne myös eri luetteloihin.
Vaihe 5
Ryhmittele henkilöstön tilaukset tapauksiin vahvistettujen säilytysaikojen mukaan. Kuhunkin henkilökohtaiseen asiakirja-aineistoon asiakirjat merkitään kronologisessa järjestyksessä, toisin sanoen vuoden alusta loppuun, samoin kuin niiden hyväksymis-, laatimis- ja rekisteröintipäivään mennessä.
Vaihe 6
Tapaukset, jotka on muodostettu henkilökohtaisista tileistä, henkilökohtaisista korteista, työkirjoista sekä henkilökohtaisten tiedostojen asuista, järjestetään tiukasti aakkosjärjestyksessä. Kun käytät tällaista mallia, suorita lisäselvennys ilmoittamalla kolme ensimmäistä kirjainta niiden henkilöiden nimissä, joille henkilökohtainen tiedosto on avattu.
