Työntekijän henkilökohtainen tiedosto on tietoja, jotka heijastavat työntekijän ja organisaation välisiä suhteita. Sen muodostaa (ylläpitää ja virallistaa) henkilöstöelin tai erityisesti valtuutettu virkamies. On tarpeen laatia henkilökohtainen asiakirja nykyisten kirjanpitosääntöjen mukaisesti.
Välttämätön
- Kansio "Henkilökohtainen tiedosto";
- Työntekijän asiakirjat (tai niiden kopiot);
- Kynä;
- Rei'ittäjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Henkilökohtainen tiedosto aloitetaan sen jälkeen, kun on julkaistu toimeksianto työntekijän nimittämisestä.
Vaihe 2
Henkilökohtainen tiedosto sisältää: sisäisen luettelon asiakirjoista; kyselylomake ja henkilökohtainen arkki henkilöstörekistereistä; yhteenveto;
kopiot koulutusasiakirjoista (ja kaikista pätevyyskirjoista); henkilökortit; todistukset ja muut asiakirjat, jotka vahvistavat työntekijän henkilötietojen muutokset (vihkitodistuksen, TIN-numeron, vakuutustodistuksen, lasten syntymätodistusten kopiot); vastuuta koskeva sopimus; kopiot kaikista tapaamisista, siirroista, kannustimista, työmatkoista, lomista jne. työsopimus (sopimus); uudelleensertifiointia koskevat tiedot; ominaisuudet.
Kaikki nämä asiakirjat (tai niiden kopiot) on arkistoitava yhteen kansioon.
Vaihe 3
Sisäisessä luettelossa on tarpeen luetella kaikki asiakirja-aineistoon tallennetut asiakirjat. Asiakirjat arkistoidaan aikajärjestyksessä, kun ne tulevat saataville. Sisäisen luettelon "Huomautus" -sarakkeessa ilmoitetaan, että asiakirjat peruutetaan tai alkuperäiset korvataan kopioilla. Sisäisen inventaarion allekirjoittaa sen laatinut työntekijä, jossa ilmoitetaan sukunimi, nimi, isänimi ja laatimispäivä.
Vaihe 4
Henkilökohtaiseen tiedostoon syötetyt merkinnät kirjoitetaan mustekynällä tai kuulakärkikynällä mustalla, sinisellä tai purppuralla, korjauksia ei sallita.
Vaihe 5
Työntekijän henkilökohtaisen aineiston ja sisäisen luettelon taulukot on numeroitu erikseen.
Vaihe 6
Kun suljet henkilökohtaisen tiedoston, sinun on tehtävä lausunto ja määräys irtisanoa työntekijä.
Vaihe 7
He pitävät henkilökohtaisia tiedostoja organisaation tai yrityksen kassakaapissa. Ne myönnetään henkilökohtaiseen käyttöön vain tietylle työntekijäryhmälle, jolla on pääsy henkilöstötietoihin.
Vaihe 8
Irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot siirretään arkistovarastoon 75 vuodeksi. Yritysjohtajien henkilökohtaiset tiedostot säilytetään pysyvästi.
