Kaikkien eläkkeellä olevien ja eläkkeellä olevien työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot on lähetettävä arkistoon säilytystä varten (liittovaltion lain nro 125-F3 17 §). Henkilöstöosaston työntekijän on valmisteltava kansiot asiakirjoilla ja siirrettävä ne arkistoon valtuutetulle työntekijälle kädestä käteen.
Tarpeellinen
- - kansiot;
- - sideaine;
- - lyijykynä;
- - inventaario
- - siirtää inventaario.
Ohjeet
Vaihe 1
Ennen henkilökohtaisten tiedostojen toimittamista arkistoon, valmistele huolellisesti kaikki käytettävissä olevat asiakirjat, jotka jäivät henkilöstöosastolle työntekijöiden irtisanomisen jälkeen. Lainsäädännössä asetetaan tietyt määräajat, joiden kuluessa työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen siirtämiseen arkistointia varten on oltava aikaa. Heidän ei tulisi ylittää 12 kuukautta irtisanomisesta.
Vaihe 2
Järjestä kukin henkilökohtainen tiedosto käänteisessä aikajärjestyksessä. Jos työsuhteen aikana ensimmäinen sivu oli työntekijän kirjoittama hakemus työstä, arkistoasiakirjoissa ensimmäinen sivu on erokirje.
Vaihe 3
Kaikki arkit taitettuina oikeassa järjestyksessä, viila sideaineella, numero järjestyksessä. Tee luettelo erilliselle arkille. Syötä kaikki henkilökohtaisen tiedostosi sidotut sivut sarjanumeroon.
Vaihe 4
Liitä mainosjakauma kaikkien sivujen yläosaan. Jos täytät henkilökohtaisen tiedoston jokaiselle työntekijälle erikseen, aseta se pahvikansioon, kirjoita isoilla suurilla kirjaimilla työntekijän sukunimen ensimmäinen kirjain ja irtisanomisvuosi.
Vaihe 5
Kun siirrät tapauksia arkistoon, on sallittua sijoittaa useita eläkkeellä olevien työntekijöiden tapauksia yhteen kansioon, mutta siinä olevien arkkien lukumäärä ei saa ylittää 250. Yhdessä kansiossa aseta eläkkeellä olevien työntekijöiden tapaukset yhteen vuoteen, joiden nimet alkavat samalla kirjeellä. Tällaista henkilökohtaisten tiedostojen rekisteröintiä käytetään useimmiten suurissa yrityksissä, joissa suuri henkilöstövirta kulkee vuoden aikana.
Vaihe 6
Kaikista valmistelluista tapauksista laaditaan siirtolomake, jolla on yhtenäinen muoto. Kirjoita sarakkeeseen 1 kunkin tapauksen sarjanumero, sarakkeeseen 2 - kunkin tapauksen hakemisto nimikkeistön mukaan, nro 3 - tapausten otsikkojen nimi, nro 4 - päivämäärät, Nro 5 - kustakin tapauksesta erikseen siirrettyjen arkkien määrä, nro 6 - säilytysajat, # 7 - lisäykset tai olemassa olevat muistiinpanot.
