Asiakirjat ovat olennainen osa yrityksen tai organisaation paperityötä riippumatta siitä, onko se yksityistä vai julkista. Asiakirjat täytetään, lajitellaan, lähetetään, hyväksytään jne. Jos asiakirjoja on useita, on yksinkertaisesti välttämätöntä laatia rekisteri - tämä ei yksinkertaista vain virkamiesten ja muiden työntekijäryhmien (taloustieteilijät, kirjanpitäjät jne.), Mutta myös muiden organisaatioiden työntekijöiden työtä, jos he hyväksyvät lähettämäsi asiakirjat.
Ohjeet
Vaihe 1
Kerää tarvittavat yhden luokan asiakirjat, toisin sanoen yhteen tyyppiin liittyvät asiakirjat (vahvistavat tuotantokustannukset, hyväksymis- / myyntitositteet jne.). Kerää hallinnolliset asiakirjat erikseen: tilaukset, asetukset, määräykset. Lajittele ne tekijän mukaan (organisaation johtajan tilaukset, osastopäälliköiden tilaukset jne.).
Vaihe 2
Luo kansioita jo lajiteltujen asiakirjojen tallentamiseksi ja arkistoi kaikki aikajärjestyksessä. Tee luettelo kustakin kansiosta. Anna heille luettelonumero.
Vaihe 3
Luo taulukko asiakirjojen perusteella, joissa on asianmukaiset kentät, jakamalla taulukko sarakkeiksi ja riveiksi. Allekirjoita sarakkeet asiakirjan tarkoituksen ja toiminnallisuuden mukaan. Muista samalla, että rekisterin on sisällettävä kattava tieto asiakirjoista, jotta sinun ei jostain syystä tarvitse avata itse asiakirjaa uudestaan ja uudestaan ja tutkia sitä jostakin syystä. Joten esimerkiksi aiheutuneita kuluja vahvistavassa asiakirjarekisterissä on oltava seuraavat sarakkeet: asiakirjan numero, nimi, asiakirjan sisältö, summa ja merkintä asiakirjan palautuksessa.
Vaihe 4
Puolestaan JSC: n, JSC: n jne. Osakkeenomistajien asiakirjarekisteri on sisällytettävä tarvittavat tiedot kaikkien rekisteriin rekisteröityjen henkilöiden tunnistamiseksi, heidän oikeuksiensa vahvistamiseksi osakkeisiin, tulojen saamisesta rekisteriin rekisteröityjen henkilöiden osakkeista, tietojen keräämisestä kaikista osakkeiden omistajista sekä tiedot osakkeista he vastaanottavat kaikenlaisia ilmoituksia kokouksista ja muista tapahtumista.
Vaihe 5
Sinun tulisi olla tietoinen siitä, että kun kokoat asiakirjarekisteriä hakusi helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi tulevaisuudessa, sinun on pidettävä kaikki tiedot aikajärjestyksessä.
Vaihe 6
Vain jos asiakirjarekisteri on koottu oikein, sinun ei tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa etsintään, voit löytää tarvitsemasi paperin nopeasti ja helposti, lähettää vaaditun pyynnön tai ilmoituksen ja tehdä yksinkertaisesti työsi laadukkaasti.
