Organisaation tehokkaan toiminnan kannalta johtajan on kehitettävä sisäinen valvontajärjestelmä. Se auttaa parantamaan kaikkien tiimin jäsenten työn laatua.
Tarpeellinen
Peruskirja, valvontakortit, pitkäaikaiset ja aikataulutussuunnitelmat, päätöksentekotaidot, kyky ottaa huomioon virheet
Ohjeet
Vaihe 1
Päätä kuka tarkalleen suorittaa sisäisen valvonnan yrityksessäsi. Nämä voivat olla sekä hallintohenkilöstö että luotu erikoistunut sisäisen valvonnan palvelu. Valintasi riippuu alaisuutesi työntekijöiden määrästä.
Vaihe 2
Tee yksi tärkeimmistä osista valvoa työntekijöiden sisäisten työsääntöjen noudattamista. Vain selkeällä kurinalaisuudella on mahdollista asettaa tiettyjä tavoitteita sekä suunnitella toimintoja niiden saavuttamiseksi. Lisäksi tällaiset säännöt auttavat sääntelemään työntekijöiden vastuuta.
Vaihe 3
Sisällytä sisäiset työsäännöt laitoksen peruskirjaan, joka on tärkein kaikkien työntekijöiden toimintaa ohjaava asiakirja. Jokaisen on tutustuttava perusoikeuskirjaan allekirjoitusta vastaan. Tällä tavalla työntekijät vahvistavat tietävänsä kaikki säännöt, joita heidän tulisi noudattaa työssään.
Vaihe 4
Kiinnitä ohjausjärjestelmässä suurta huomiota työntekijöiden tekemän työn laatuun. Tätä varten kehitetään valvontakortteja, joiden tulisi heijastaa työtulosten arviointikriteerien enimmäismäärää. Tällöin kartat laaditaan laitoksen kustakin suunnasta erikseen. Esimerkiksi kartta kokkien toiminnan seuraamiseksi, kartta sairaanhoitopalvelujen toiminnan seuraamiseksi ja niin edelleen.
Vaihe 5
Muista ilmoittaa kaikille työntekijöille, että heidän työprosessiaan seurataan tiettyjen arviointikriteerien perusteella. Ilmoita myös luettelo näistä kriteereistä, jotta jokainen työntekijä tietää, mitä häneltä lopulta kysytään. Tee lisäksi jokaisen tiimin jäsenen suorituksen arvioinnin tulokset osaksi kannustinjärjestelmää. Tällä on myönteinen vaikutus työn laatuun yleensä.
Vaihe 6
Tee kirjanpitopalvelun valvonnasta erillinen sisäisen valvonnan osa. Tällä tavalla tiedät organisaation taloudelliset virrat ja pystyt käyttämään saatuja tietoja pitkäaikaisessa suunnittelussa. Lisäksi taloudellisten tietojen saaminen auttaa sinua tuntemaan koko organisaation kannattavuuden.
Vaihe 7
Valvonnan tulosten perusteella laaditaan suunnitelma puutteiden poistamiseksi yhtiön toiminnasta. Oikaisuja tehdään pitkäaikaisiin ja kalenterisuunnitelmiin sekä taloudellisen ja aineellisen tuen prosessiin. Lisäksi jokaiselle palvelulle laaditaan suosituksia työn laadun parantamiseksi ja nimitetään vastuuhenkilöt. Näiden suositusten täytäntöönpanoa valvotaan myös.
