Suunnittelijat, kokoukset ja kokoukset ovat olennainen osa työnkulkua. Heidän päätehtävänsä on analysoida yhdessä palvelutilanteita. Työkokousten osallistujat voivat ja heidän pitäisi aktiivisesti puhua, keskustella yksityiskohdista ja ehdottaa ratkaisuja ongelmiin. Jotta kokous olisi tehokas, isännän on noudatettava tiettyjä sääntöjä.
Tarpeellinen
- - esityslista
- - kokouksen säännöt
- - kokouksen pöytäkirja.
Ohjeet
Vaihe 1
Opi tehokkaan kokouksen tärkeimmät merkit. Niitä on vähän: 1. Kokouksella on erityinen tarkoitus; 2. Järjestäjä on tehnyt kaikki tarvittavat valmistelut; 3. Kokoukseen osallistuvat vain asiasta kiinnostuneet työntekijät, jotka liittyvät suoraan keskusteltuihin asioihin; 4. Keskustelu ei poikkea pääaiheesta; 5. Kokouksen tuloksena määritettiin välittömät suunnitelmat ja annettiin työntekijöille tarkat ohjeet, joiden johtajan tulisi valvoa kaikkia näitä asioita, varsinkin jos organisaatio ei ole vielä muodostanut mekanismia tehokkaiden kokousten järjestämiseksi.
Vaihe 2
Muotoile kokouksen pääaihe. Sen tulisi olla työntekijöiden kannalta merkityksellistä ja ymmärrettävää. On erittäin tärkeää, että työkokouksella on erityinen tavoite: kehittää tapahtumasuunnitelma, hyväksyä päätös, esittää idea jne. Esimerkiksi sinun ei pitäisi puhua maailmanlaajuisesta talouskriisistä, jos mainostoimistossasi on ollut vähemmän asiakkaita. Tällöin kokous tulisi omistaa palveluvalikoiman laajentamiseen ja alennusjärjestelmän muuttamiseen.
Vaihe 3
Valmista yksityiskohtainen kokouksen esityslista. Siinä ilmoitetaan pääaihe, kysymykset, joista aiotaan keskustella, puhujien nimet, kutsuttujen kokoonpano, tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja paikka. Jokaisessa esityslistan kohdassa tulisi kuvata kokouksen pääaihe, heijastaa sen jotakin näkökohtaa. Kysymykset voidaan ryhmitellä joko periaatteen mukaan "yksinkertaisesta monimutkaiseen" tai analyyttiseen järjestykseen - "nykytilanne - sen alkuperä - mahdolliset ratkaisut".
Vaihe 4
Liitä kokouksen aikataulu esityslistalle. Määritä siinä pääpuhujien aika, tiedot puhujilta, kysymysten selventäminen ja keskustelu. Laadi aikataulut jopa pienille palvelukokouksille. Tämä opettaa itsellesi ja työntekijöillesi arvostamaan työaikaa, noudattamaan määräaikoja ja ilmaisemaan ajatuksiaan selkeästi ja asiaankuuluvasti.
Vaihe 5
Tutustu työntekijöihin etukäteen. Lähetä se yrityksen sähköpostilla tai jaa kaikille, jotka kutsut kokoukseen. Pyydä kaikkia valmistautumaan keskusteluun. Korosta sitä, mitä odotat jokaiselta ehdotuksen osallistujalta heidän pätevyytensä mukaisesti.
Vaihe 6
Aloita kokous omalla lyhyellä puheellasi. Kerro 3-5 minuutin kuluessa syystä, joka sai sinut järjestämään tämän kokouksen, ja tuloksesta, jonka haluat saavuttaa. Sitten tutustu osallistujat esityslistalle ja työaikataululle.
Vaihe 7
Johda keskustelua. Ylläpidä ystävällinen mutta rakentava keskustelu. Kannusta kutakin kokouksen osallistujaa ilmaisemaan mielipiteensä, ota yhteyttä "hiljaisiin" henkilökohtaisilla kysymyksillä, joihin tarvitaan yksityiskohtainen vastaus. Taktisesti, mutta lujasti yrittää ohjata keskustelun pois pääkysymyksestä. Tee yhteenveto kunkin kysymyksen välisummasta.
Vaihe 8
Esitä kokouksen lopussa jälleen työntekijöille annetut päätökset ja ohjeet. Varmista, että kaikki osallistujat ymmärtävät tehtävänsä ja muistavat määräajat. Tallenna tärkeät kohdat protokollaan. Lähetä kopio siitä tilausten toteuttamisesta vastaaville asiantuntijoille sekä työntekijöille, jotka osallistuvat tehtyjen päätösten toteuttamiseen.
