Jopa pienissä yrityksissä on ajoittain tarpeen muodostaa pääjohtajan ohjeet kirjallisesti, ja pääsääntöisesti tällaisissa tapauksissa käskyt annetaan. Tarve tehdä muutoksia aiemmin annettuihin paikallisiin säädöksiin voi johtua erilaisista sisäisistä ja ulkoisista syistä, mutta joka tapauksessa muutokset on laadittava oikein.
Ohjeet
Vaihe 1
Tilaus - paikallinen toimi, joka muodostaa pakollisen toimeksiannon, yrityksen päämiehen (päällikön) määräyksen, joka on osoitettu alaisille. Lisäksi määräyksessä voidaan määrittää pysyvä menettely, esimerkiksi määräys "Kilpailun järjestämisestä avoimien työpaikkojen täyttämiseksi" tai hyväksytty tai annettu toinen sisäinen sääntelyasiakirja, esimerkiksi määräys "Organisaation kirjanpitopolitiikan hyväksymisestä""
Vaihe 2
Suurissa yrityksissä voi olla voimassa erityinen "Toimistotyö" -asiakirja, joka sisältää julkaisemista, rekisteröintiä ja tietyn organisaation tilausten muuttamista koskevat säännöt. Tällaista järjestystä ei kuitenkaan ole kaikkialla, ja tässä tapauksessa on viitattava yleisesti hyväksyttyihin asiakirjojen kulkua koskeviin sääntöihin.
Vaihe 3
Tilaukseen voidaan siten tehdä muutoksia vain antamalla voimassa oleva vastaava asiakirja. Toisin sanoen tilauksen muutokset on virallistettava määräyksellä "Tilausnumeron muutoksista … alkaen …".
Vaihe 4
Ainoastaan virallisen asemansa nojalla valtuutettu henkilö ja noudattaen pakollista alaisuuteen liittyviä sääntöjä voi allekirjoittaa säädöksen (määräyksen) määräyksen muuttamisesta. Toisin sanoen osaston päällikön määräyksellä ei voida tehdä muutoksia organisaation johtajan järjestykseen, mutta päinvastainen tilanne on täysin mahdollista.
Vaihe 5
Tilaukset annetaan pääsääntöisesti organisaation kirjelomakkeelle, jos sellaista on. Rivin keskelle tai oikealle on kirjoitettu sana "Tilaa", mikä tarkoittaa johtajan toiminnan tyyppiä.
Alla ilmoitetaan tilauksen nimi ("Muutoksiin …..").
Johdannossa on mahdollista määrittää aiemmin julkaistun asiakirjan muutostavoitteet, esimerkiksi "Työtapaturmien kirjaamista koskevan työn optimoimiseksi on mahdollista tilata:..".
Seuraava on muutosten tekemistä koskevan järjestyksen teksti, jossa sinun on lueteltava selkeästi kaikki pääasiakirjan kohdat, joihin muutoksia tehdään. Jos jotakin pääasiakirjan osaa muutetaan kokonaan, on ilmoitettava, että "tällainen kohta (tai kohta jne.) On ilmoitettava seuraavassa painoksessa:…".
Vaihe 6
Määritä lisäksi järjestyksessä muutosten voimaantulopäivä, listaa toimeksiannon toteuttamiseen osallistuvat virkamiehet (voit ilmoittaa nimet) ja tapa, jolla muutokset saatetaan heidän tietoonsa. Lopuksi, ilmoittakaa henkilöt, jotka ovat vastuussa tilauksen toteuttamisesta.
Jos tilaukseen tehdään määräajoin muutoksia (lainsäädäntöä muutetaan usein, nämä ovat yrityksen tuotantotoiminnan piirteitä), on suositeltavaa määritellä pääasiakirjassa menettely muutosten tekemiseksi siihen.
