Luotonantajien ja velallisten kanssa suoritettujen maksujen kirjanpito on yksi avainalueista minkä tahansa organisaation kirjanpitopalvelun työssä. Keskinäisten selvitysten täsmäytys on ensisijainen kirjanpitoasiakirja, jota vastapuolet käyttävät valvomaan keskinäisten velvoitteiden täyttämistä. Se on koottu rekisteriksi, joka sisältää kaikki tavaroiden lähetyksiä, työn ja palvelujen tarjoamista sekä niiden maksamista koskevat toimet tietyn ajan.
Lain muotoa ei ole vahvistettu lainsäädäntötasolla, joten jokaisella yrityksellä on oikeus kehittää oma versio säädöksestä, edellyttäen että kaikki perusasiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset täyttyvät. Asiakirja, jonka yksi sopimuspuolista on laatinut kahtena kappaleena ja jonka valtuuttama henkilö on allekirjoittanut, lähetetään vastapuolelle, joka, mikäli yhteisymmärryksessä sovitaan keskinäisten selvitysten oikeellisuudesta, vahvistaa sen allekirjoituksella ja lähettää yhden kopion takaisin.
Jos ristiriitoja esiintyy, vastapuolella on oikeus allekirjoittaa asiakirja, joka osoittaa kirjanpidon epätarkkuudet, tai liittää asiakirjaan oma selvitysrekisterinsä. Kieltäytyminen allekirjoittamasta asiakirjaa tarkoittaa, että velallinen ei tunnusta velvoitteita vastapuolta kohtaan.
On erittäin suositeltavaa jättää sovitteluraportti, jos osapuolet tekevät jatkuvasti yhteistyötä ja aikovat tulevaisuudessa uusia voimassa olevia sopimuksia ja tehdä niille uusia sopimuksia. Tätä asiakirjaa tarvitaan myös tilanteissa, joissa tuotteen, työn tai palvelun hinta on korkea ja myyjä suorittaa lykkäystä.
Jos sopimuksen osapuolilla on vastavuoroisia velvoitteita toisiaan kohtaan, niin kun ne ovat laatineet sovitteluasiakirjan niiden vahvistamiseksi, ne voivat korvata ne. Lisäksi keskinäisten velvoitteiden rekisterin olemassaolo säästää aikaa ensisijaisten asiakirjojen etsimiseen, jos vastapuolten välisiä selvityksiä on tarpeen selventää. Osapuolten allekirjoittamat täsmäytyslaskelmat vahvistavat tilinpäätöstä laadittaessa myös saamis- ja maksusaldot raportointikauden lopussa ja seuraavan kauden alussa.
Huolimatta siitä, että täsmäytysraporttia ei voida käyttää tuomioistuimessa todisteena liiketoimesta ja sen nojalla olevan velan olemassaolosta, sitä voidaan käyttää vanhentumisajan jatkamiseen ja saatavien perimismahdollisuuksien lisäämiseen. Velkojalla on allekirjoitettu sovittelutoimi, mikä tarkoittaa sitä, että vastapuoli tunnustaa velkansa, ja velkoja pidentää ajanjaksoa, jonka kuluessa hän voi nostaa kanteen velalliseen varojen maksamisesta. Tällöin on erittäin tärkeää tarkistaa, onko sen henkilön valtuutus, jonka allekirjoitus asiakirjassa on.
