Aamulla joudut tekemään nopeasti eilisen työn loppuun. Päällikkö tarkasti ja pyysi viime hetkellä korjaamaan jotain. Sitten käytiin tärkeitä neuvotteluja asiakkaan kanssa, ja päivän toinen puoli vietettiin yleensä loputtomissa puheluissa ja juoksemisessa, joudut jopa viivästyttämään tunnin. Vietä 10 minuuttia aamulla laatimalla päivän työsuunnitelma, niin kaikki tulee helpommaksi!
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita yleisestä priorisoinnista. Sinulla on varmasti enemmän ja vähemmän kiireellisiä projekteja. Kokemuksesi voi myös kertoa sinulle, mitkä projektit ovat eniten aikaa vieviä ja mitkä voidaan tehdä riittävän nopeasti. Luonnollisesti korosta ensimmäiset. Ne ovat merkittävimpiä.
Vaihe 2
Työt missä tahansa projektissa tehdään pääsääntöisesti tietyn algoritmin mukaisesti ja koostuvat vaiheista. Olisi mukavaa määrätä tällainen askel askeleelta -algoritmi, ainakin likimääräinen, kun jokainen uusi projekti ilmestyy.
Sanokaamme:
1. laadi luettelo asiakkaalta pyydettävistä asiakirjoista.
2. pyydä asiakkaalta asiakirjoja.
3. analysoida asiakirjoja.
4. Järjestä uusi kokous ja keskustele ongelmista ja ratkaisuista.
5. valmistele johtopäätös.
Kukin näistä vaiheista voi luonnollisesti kestää useamman kuin yhden päivän. Näin ollen tällainen vaihe on jaoteltava pienempiin yksiköihin. Ne on myös sisällytettävä päivittäiseen suunnitelmaan. Suunnitelmasi tulisi yleensä olla mahdollisimman tarkka, ilman sellaisia asioita kuin "viimeinkin käsittele NN-projektia".
Vaihe 3
Korosta tärkeät ja kiireelliset asiat. Tärkeää ei ole aina kiireellistä, ja päinvastoin. Tällainen valinta auttaa määrittämään tarkemmin suunnitelman kullekin kohteelle vietetyn ajan ja aikavälin, jolla suoritat sen (heti, ennen lounasta, myöhään iltapäivällä jne.).
Vaihe 4
On selvää, että on parasta aloittaa tekemällä asioita, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä sinulle. Esimerkiksi kriittinen tilanne, "palava" järjestys. Sitten kannattaa siirtyä yksinkertaisesti tärkeisiin asioihin - uuden konseptin kehittämiseen, sopimusluonnoksen kehittämiseen. Tämä ei ole enää ratkaisu tiettyihin ongelmiin, vaan tilanteen mallintaminen, pitkäaikainen suunnittelu eli kaikki, mikä tuo merkittäviä tuloksia tulevaisuudessa. Ne vievät yleensä suurimman osan ajasta, mikä on hyvä!
Vaihe 5
Mitä tulee kiireellisiin tai ei-kiireellisiin, mutta ei tärkeisiin asioihin, anna niiden jäädä "myöhemmäksi", vaikka tämä kuulostaa oudolta suhteessa siihen, mikä näyttää olevan kiireellistä. Jos asia on kiireellinen, anna sen tehdä niin pian kuin mahdollista, mutta ei tärkeiden asioiden vahingoksi. Kuten käytäntö osoittaa, paljon aikaa käytetään mihinkään, mikä näyttää edellyttävän nopeaa vastausta (esimerkiksi kirjeenvaihtoa), mutta sillä ei ole väliä yleensä.
Vaihe 6
Tietysti tilanne ympärillämme muuttuu jatkuvasti, emmekä aina pysty noudattamaan suunnitelmaamme. Päivittäisen suunnittelun tosiasia auttaa kuitenkin muotoilemaan meille tärkeät kysymykset ja asettamaan prioriteetit. Lisäksi suunnitelman pitäminen vähentää mahdollisuutta unohtaa kaikki liiketoiminnat hälinästä.
