Osaston työn hallinta on mahdotonta ilman suunnittelua, etenkin niille yrityksille, joiden toiminta liittyy tuotantoon tai kauppaan. Asiantuntevasti laadittu osaston työsuunnitelma helpottaa sen indikaattorien toteutuksen seuraamista ja antaa sinulle mahdollisuuden saada täysi palkkio jokaisesta osaston työntekijästä. Suunnitelmat voidaan laatia sekä pitkän aikavälin näkökulmasta - vuodeksi ja neljännekseksi että lyhyellä aikavälillä - suunnitelmiksi kuukaudeksi, viikoksi ja päiväksi. Laitoksen työn perusta on kuitenkin pitkän aikavälin suunnitelma vuodelle.
Ohjeet
Vaihe 1
Haastattele osastopäälliköitä ja laadi analyyttinen raportti laitoksen työstä viime vuosina heidän saamiensa tietojen perusteella. Luotettavien tilastojen saamiseksi analysoitavan ajan tulisi olla vähintään kolme vuotta. Analysoi laitoksen dynamiikkaa, käyttämällä sen työn tunnusomaisia indikaattoreita, kehitä realistisia tavoitteita.
Vaihe 2
Vertaa saatuja indikaattoreita tällä hetkellä olemassa oleviin indikaattoreihin. Määritä näiden tietojen perusteella osaston tavoitteet vuodelle. Ajattele, kuinka realistista on lisätä tuotantomääriä ja miten tämä voidaan saavuttaa. Jos aiot kasvattaa niitä muutamalla kymmenellä prosentilla, niin tässä tapauksessa voit tehdä vain lisäämällä ponnisteluja, mutta jos olet suunnitellut nostavan pääindikaattoreita paljon, niin niiden saavuttamiseksi sinun täytyy miettiä ja muuttaa vakavasti koko tuotantoprosessi, minkä pitäisi näkyä myös suunnitelmassa.
Vaihe 3
Suunnittele suunnitelman toteutus ajoituksellisesti ottaen huomioon vuodenajat. Jos osaston työ liittyy toimittajien toimintatapoihin tai kolmansien osapuolten sopimusten täyttämisen määräaikoihin, ota myös tämä huomioon. Määritä vastuu kustakin osastosta työsuunnitelmassa.
Vaihe 4
Muista, että säännöllisen valvonnan puute tekee työstä työlästä. Tee suunnitelmastasi totta, ajoita säännölliset tarkastukset ja raportoinnit linjajohtajilta. Raportointi antaa sinulle todellisen osastonhallinnan.
Vaihe 5
Tutustu osastopäälliköihin osaston työsuunnitelmaan, jonka perusteella heidän tulisi laatia henkilökohtaiset vuosisuunnitelmansa. Korjaa ja viimeistele suunnitelma alaisten palautteen ja osastopäälliköiden toimittamien suunnitelmien perusteella.
