Kun asiakirjoja on liian monta ja ne ovat yhdessä kasassa, voi olla vaikea selvittää, mikä viittaa mihin. Oikean asiakirjan löytäminen on vielä vaikeampaa. Tämän ongelman ratkaisemiseksi sinun on järjestettävä asiakirjat. Kuvattu menetelmä ei sovellu vain asiakirjojen järjestämiseen paperilla, se on täysin sovellettavissa sähköisessä muodossa oleviin asiakirjoihin, tietenkin pienillä oletuksilla.
Ohjeet
Vaihe 1
Asiakirjojen järjestäminen on helppoa, vaikka niitä olisi liikaa. Käy läpi kaikki saatavilla olevat asiakirjat ja tee luettelo luokista, joiden mukaan ne lajitellaan. Selvitä, onko tässä luettelossa alaluokkia. Esimerkiksi yleisessä sopimusten ryhmässä voidaan erottaa toimituksia, palvelujen tarjoamista koskevat sopimukset. Tilauksista korosta yrityksen toimintaan liittyvät yleiset tilaukset ja henkilöstötilaukset.
Vaihe 2
Kun luokkaluettelo on valmis, määritä, miten ja minne asiakirjat sijoitetaan. Sovi johdon kanssa toimistotarvikkeiden (kansiot, tiedostot, värilliset tarrat) ostokustannukset, koska asiakirjojen lajittelu ja jakelu on miellyttävämpää, jos sinun ei tarvitse hämätä vanhojen murenevien kansioiden kanssa.
Vaihe 3
Lajittele käytettävissä olevat asiakirjat laatimasi luettelon mukaan. Aseta ne erillisiin pinoihin. Kirjoita tarvittaessa niihin lyijykynällä tai kiinnitä tarra (jotta sekaannusta ei tapahdu lajittelun aikana).
Vaihe 4
Arvioi, sopivatko yhden luokan (alaluokka) asiakirjat kansioon, ja arkistoi ne. On parempi järjestää asiakirjat niiden valmistuspäivän mukaan. Jokapäiväisessä työssä asiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti niiden luomisen yhteydessä, ja viimeisimmät asiakirjat ovat yläosassa. Kun siirrät tapauksia arkistoon, järjestys muuttuu (ylhäällä on varhaisin asiakirja, alhaalla - viimeistään luomispäivänä).
Vaihe 5
Jos arkistoit eri vuosien asiakirjoja samaan kansioon, erota vuosi visuaalisesti värillisellä tarralla tai suuremmalla arkilla. Tällaiset kirjanmerkit helpottavat halutun asiakirjan löytämistä tulevaisuudessa.
Vaihe 6
Tee liite seuraavaan asiakirjaan.
Vaihe 7
Tarvittaessa laaditaan rekisteri kaikista kansioista, joissa on asiakirjoja, joissa ilmoitetaan kunkin kansion sisältö, sen luomispäivä ja ylläpidon päättyminen, säilytyspaikka ja niin edelleen. Järjestä kansiot niin, että niitä on kätevä käyttää, eikä sinun tarvitse "murtautua" niiden läpi tonnin jätepaperin läpi.
