Osana pöytäkirjaa toimistotyössä käytetään asiakirjalomaketta, jonka avulla voit esittää varmennetun päätöksen tietystä asiasta. Samalla vältetään tarvetta esittää protokollan täysversio, koska itse asiassa se on sisäinen asiakirja. Ote pöytäkirjasta mahdollistaa luottamuksellisuuden säilyttämisen kokouksessa käsiteltyjen muiden asioiden suhteen. Tällaiselle asiakirjalle ei ole yhtenäistä lomaketta. Ja silti se olisi laadittava toimistotyösääntöjen vaatimusten mukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita laatia ote asiakirjojen otsikosta "Ote kokouksen pöytäkirjasta …". Kopioi seuraavaksi protokollan johdantokappale, joka sisältää kaikki alkuperäisessä määritetyt tiedot. Tässä tulisi ilmoittaa kokouksen päivämäärä ja paikka, läsnä olevien lukumäärä jne.
Vaihe 2
Lainaa otteessa pääasiakirjan yleisestä esityslistasta tiettyä aihetta, joka liittyy käsiteltävään aiheeseen. Tässä tapauksessa muista ilmoittaa sen sarjanumero sijainnin mukaan kokouksen pöytäkirjassa.
Vaihe 3
Laadi pääosa protokollan otteesta kopioimalla fragmentti tekstistä, jossa haluttu aihe otetaan huomioon. Käytä tässä kappaleita "Kuunneltu" -osiosta, keskustelua aiheesta ja "Päätetty". Ilmoitetaan pöytäkirjan allekirjoittaneiden asemat, sukunimet ja nimikirjaimet.
Vaihe 4
Vahvista laadittu asiakirja. Tätä varten sihteerin tai muun tällaisiin toimiin valtuutetun virkamiehen (henkilöstöosasto jne.) On kirjoitettava henkilökohtaisesti "Oikea", allekirjoitettava, purettava allekirjoitus (sukunimi, nimikirjaimet), ilmoitettava pidetty tehtävä ja asetettava päivämäärä. Ote toimitetaan kolmansien osapuolten organisaatioille, ja asiakirja on vahvistettu yrityksen sinetillä ja päällikön allekirjoituksella.
