Ote tilauksesta on tietty fragmentti tilauksen tekstistä, joka on laadittu työntekijän tai korkeamman organisaation pyynnöstä. Se laaditaan siinä tapauksessa, että asiakirja on erittäin laaja ja otteeseen tarvittavat tiedot vievät vain pienen osan tai luottamuksellisuussyistä.
Ohjeet
Vaihe 1
Tilauslomakkeen yksityiskohdat (organisaation nimi, alkuperäisen tilauksen numerot ja päivämäärät, tekstin otsikko, julkaisupaikka, tarvittava fragmentti tilauksen tekstistä) on toistettava kokonaan. "Tilauksen" asiakirjatyypiksi vaihdetaan "Pura tilauksesta". Tilauksen päivämäärää ja ilmoituksessa olevaa rekisteröintinumeroa ei muuteta.
Vaihe 2
Jos tilaus sisältää ilmoituksen, se toistetaan kokonaisuudessaan. Jos ei, niin ne rajoittuvat sanaan "tilaan".
Vaihe 3
Tilauksen hallinnollisesta osasta siirretään vain se osa (ala-, lausekkeet), joka liittyy suoraan tiettyyn toimeenpanijaan, toisin sanoen sen vuoksi otetta valmistellaan.
Vaihe 4
Ote sisältää tiedot alkuperäisen asiakirjan allekirjoittaneesta, nimittäin hänen asemansa, nimikirjaimet ja sukunimen. Tilauksen otteessa ei ole tämän henkilön henkilökohtaista allekirjoitusta.
Vaihe 5
Lausekkeen pakollinen vaatimus on todistusmerkintä, joka koostuu sanasta "True" (ilman lainausmerkkejä), henkilökohtaisen allekirjoituksen, allekirjoituksen salauksen salauksen (sukunimi ja nimikirjaimet), lausunnon varmentavan henkilön aseman ja todistuksen päivämäärä. Jos ote tilauksesta annetaan organisaation ulkopuolella, se on sertifioitu kyseisen organisaation sinetillä. Sisäisiin otteisiin käytetään yrityksen henkilöstöosaston leimaa (sinettiä). Yleensä sihteeri-avustaja varmentaa otteen ja antaa sen vastuuhenkilölle vastaanottoa vastaan. Se tulisi tulostaa tyhjälle A4- tai A5-paperiarkille vaihtoehtona pysyvien tarvikkeiden kulmikas järjestely lipun muodossa.
Vaihe 6
Ote tilauksesta henkilöstölle tapahtuu vastaavan mallin mukaisesti. Ero on todentavan osan puuttumisessa. Siksi kiinnostava kohde kirjoitetaan ulos hallinnollisesta osasta ("Hyväksy …", "Käännä …"). Loppuosa rekisteröinnistä osuu päätehtävän tilauksen otteeseen.
