Ote sisältää tarkat tiedot, jotka on määritelty pääasiakirjassa. Käytännössä se laaditaan siinä tapauksessa, että kopiointi on mahdotonta esimerkiksi työskenneltäessä luottamuksellisten asiakirjojen kanssa. Lausuntoa laadittaessa on noudatettava erityisvaatimuksia.
Ohjeet
Vaihe 1
Asiakirjan otteelle ei ole yhtenäistä lomaketta, joten noudata sitä laatiessasi organisaation sääntöjä ja sisäisiä asiakirjoja. Valitse pääasiakirjassa ne tekstinpätkät, jotka haluat nähdä lausekkeessa. Jos haluat kirjoittaa sen kokonaan, sinun ei tarvitse valita mitään. Kirjoita organisaation nimi asiakirjan yläreunan keskelle tyhjälle paperiarkille. Ilmoita alla asiakirjan nimi, esimerkiksi "Ote tilauksesta nro 12 päivätty 01.02.2012".
Vaihe 2
Kirjoita kopioidun asiakirjan tarkka sanamuoto uudelleen. Esimerkiksi, jos tämä on järjestys, sinun on kirjoitettava fragmentin lause uudelleen, unohtamatta sanaa "tilaan". Jos laadit otetta protokollasta, kirjoita sanaan”Päätetty” tai”Päätetty”. Jos kopioit vain muutamia kappaleita, muista säilyttää niiden numerointi (vaikka jatkuvia numeroita esiintyisi). Muista, että sinun on toistettava alkuperäinen teksti kokonaan lisäämättä sanoja, lauseita tai edes muuttamalla loppua, eli sinun on lainattava asiakirjaa.
Vaihe 3
Päätekstin on oltava sen henkilön allekirjoitus, joka on aiemmin allekirjoittanut pääasiakirjan. Jos laadit otteen protokollasta, sen on oltava kaikkien työntekijöiden allekirjoittama, joiden allekirjoitus on alkuperäisessä asiakirjassa. Vahvista alla olevat tiedot allekirjoituksellasi, ilmoita sukunimesi, nimikirjaimet ja asema. Älä unohda kiinnittää organisaation sinettiä. Jos asiakirja vaaditaan sisäiseen käyttöön, riittää, että asetetaan leima asiakirjojen rekisteröimiseksi.
Vaihe 4
Muista varmentaa asiakirja sihteerin tai muun valtuutetun henkilön kanssa, hänen on kirjoitettava "Oikea", ilmoitettava nimikirjaimet ja allekirjoitus. Ilman tätä sanamuotoa asiakirja on virheellinen.
