Mikä tahansa pöytäkirja on menettelyasiakirja, joten sille asetetaan tiettyjä vaatimuksia. Kaikilla oikeusaloilla määrätään, että pöytäkirjan kopio on annettava asianomaisille osapuolille. Kopion toimittamisvelvollisuus annetaan henkilölle, joka on laatinut pöytäkirjan. Ottaa tai olla ottamatta kopiota pöytäkirjasta on sen henkilön oikeus, jota varten se laaditaan, mutta usein pöytäkirjan (sen kopion) läsnäolosta tulee ainoa tapa kyseenalaistaa sen laatimisen laillisuus. Joten älä unohda tätä mahdollisuutta.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos olet henkilö, jolle pöytäkirja on laadittu, sinulle on toimitettava sen laatimishetkellä sen jäljennös. Usein virkamiehet laiminlyövät tämän velvoitteen, joten sinun on tiedettävä, että sinulla on kaikki oikeudet vaatia tällaista palvelua. Usein tällainen vaatimus edistää menettelyllisesti pätevää ja luotettavaa virkamiehen laatimaa pöytäkirjaa, joten voit jossain määrin taata sen toteuttamisen objektiivisuuden.
Vaihe 2
Kun jostakin tai toisesta syystä et saanut kopiota protokollasta heti sen laatimisen jälkeen, sinun on toteutettava lisätoimenpiteitä. Kopion saamiseksi pöytäkirjasta on laadittava kirjallinen hakemus, joka on osoitettu pöytäkirjan antaneelle virkamiehelle tai hänen päänsä nimelle, ja pyyntö lähettää kopio pöytäkirjasta osoitteeseesi.
On syytä huomata, että joskus tätä kopion hankintaprosessia pidennetään huomattavasti ajoissa, varsinkin kun asianomaiset virkamiehet eivät ole kovin kiinnostuneita lähettämään kopioita asia-aineistoista. Tämän tilanteen välttämiseksi on parasta laatia hakemus kahtena kappaleena, joista toiseen (kädessäsi jäävä) on tehtävä merkki asianomaisen henkilön vastaanottamaan hakemukseen.
Vaihe 3
Tapauksissa, joissa vetoomuksestasi huolimatta sinulle ei ole toimitettu jäljennöstä pöytäkirjasta, sinulla on oikeus valittaa kopion toimittamatta jättämisestä kirjoittamalla vastaava lausunto syyttäjävirastolle tai tekemällä kanne tuomioistuimessa. Samasta menettelystä säädetään silloin, kun virkamies lähettää osoitteellesi kirjeen tai päätöksen kieltäytyä tyydyttämästä hakemusta.
Vaihe 4
Yleensä kun hakemuksen lähettää henkilö, jolle pöytäkirja on laadittu, kopion hankkimisesta ei ole ongelmia. Toinen tilanne tulee olemaan, kun olet yksinkertaisesti kiinnostunut henkilö ja tarvitset protokollan vahvistaaksesi tosiasian sen laatimisesta. Tässä tapauksessa lähetetään myös vetoomus tai kirje, mutta muun muassa asiakirjoilla on perusteltava ja melko vakuuttavasti tarve saada kopio siitä.
