Ote protokollasta on välttämätön attribuutti minkä tahansa organisaation työnkululle. Otteella on alkuperäisen asiakirjan kaltainen oikeudellinen voima, ja sen on sisällettävä kaikki tarvittavat tiedot. Asiaankuuluvien asiakirjojen valmistelussa on kiinnitettävä huomiota yksityiskohtiin.
Pääsääntöisesti vaatimukset otteille pöytäkirjasta vahvistetaan jokaisessa yrityksessä liiketoiminnan liikevaihdon sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tämän asiakirjan laatimiselle on kuitenkin yleisesti hyväksyttyjä normeja.
Ote pöytäkirjasta on tarkka kopio alkuperäisen asiakirjan tekstistä tietyssä asiassa. Näin ollen otteessa kokouksen pöytäkirjasta on oltava hallintoelimen nimi, jonka kokous on kirjattu. Nämä tiedot ilmoitetaan pääsääntöisesti asiakirjan otsikossa. Tässä asiakirjatyyppi "Protokolla" muutetaan muotoon "Pura protokollasta". Joissakin tapauksissa merkintä "Statement" annetaan asiakirjan oikeassa yläkulmassa.
Lisäksi alkuperäiskappaleen oikeudellisen voiman säilyttämiseksi pöytäkirjan otteessa on oltava seuraavat tiedot:
- kokouspäivä, -paikka ja -aika;
- tiedot päätöksenteon päätösvaltaisuudesta;
- tiedot johtavan virkamiehen tehtäviä hoitavasta henkilöstä;
- tiedot sihteerin tehtäviä hoitavasta henkilöstä.
Kokouksen esityslista on supistettu tiettyyn asiaan, josta valmistellaan otetta. Samoin kaikki fragmentit, jotka liittyvät kolmansien osapuolten keskusteluun, jätetään pois asiakirjasta.
Esityslistalla olevan asian käsittely, josta otetta valmistellaan, annetaan täsmälleen sarjanumeron, sanamuodon, keskustelun kulun ja tehtyjen päätösten kanssa.
Lopussa puheenjohtaja on allekirjoittanut otteen ja varmentanut sen sinetillä. Tämän jälkeen vaaditaan vahvistus sen aitoudesta "Lausunto on oikea" ("Oikea") ja sihteerin allekirjoitus salauksella.
Alkuperäinen ote pöytäkirjasta on numeroitu, ommeltu ja varmennettu valtuutetun henkilön sinetillä ja allekirjoituksella.
