Asiakirjojen hävittäminen on hyvin monimutkainen ja aikaa vievä prosessi. Organisaatioiden arkistoihin kertyy pääsääntöisesti paljon asiakirjoja, jotka vanhentumisajan päätyttyä on hävitettävä eli tuhottava. On erittäin tärkeää täyttää kaikki arkiston tuhoamiseen liittyvät asiakirjat oikein. Yksi pääasiakirjoista on teko.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin on huomattava, että ennen asiakirjojen tuhoamista sinun on inventoitava ne, eli tarkistettava kaikki päivämäärät, saatavuus ja salaisuus. On asiakirjoja, jotka ei tarvitse vain heittää pois, vaan polttaa (tai tuhota silppurissa), jotta liikesalaisuuksia ei paljasteta.
Vaihe 2
Muista tehdä luettelo hävitettävistä asiakirjoista. Määritä tilauksella myös henkilöt, jotka otetaan mukaan asiantuntijakomiteaan. Niistä mainitaan puheenjohtaja, joka on vastuussa asiakirjojen siirtämisestä kirjanpito-osastolle.
Vaihe 3
Itse vanhentumisajan päättyneiden asiakirjojen hävittämisestä annetulla lailla ei ole yhtenäistä muotoa. Siksi voit säveltää sen missä tahansa muodossa.
Vaihe 4
Ilmoita ensin organisaation yksityiskohdat, ne voivat sijaita sekä oikeassa yläkulmassa että vasemmalla. Tässä ilmoitetaan organisaation nimi perustamisasiakirjojen, rakenneyksikön, pankkitietojen, osoitteen ja yhteystietojen mukaan.
Vaihe 5
Hieman oikealle, kirjoita”Hyväksyn”, alla ilmoitetaan johtaja ja jätetään kenttä hänen allekirjoituksensa ja laatimispäivän alle.
Vaihe 6
Kirjoita keskelle keskustaan "Laki vanhentuneiden asiakirjojen jakamisesta ja tuhoamisesta". Sen jälkeen, alla olevalla rivillä, ilmoita perusta, eli pään järjestys (järjestys). Luettele sitten asiantuntijakomitean henkilöt ilmoittamalla heidän nimet ja tehtävät.
Vaihe 7
Kirjoita sitten jotain tällaista: "Asiantuntijakomissio (luettelo, luettelo) ohjaa jakoi hävittämistä varten asiakirjat, jotka ovat menettäneet vanhentumisajan." Seuraavaksi ilmoita tiedot taulukon muodossa, jonka tulisi sisältää sarakkeita, kuten sarjanumero, asiakirjan päivämäärä, otsikko, selitys, asiakirjojen määrä, asiakirjan numero luettelossa (luettelo).
Vaihe 8
Tee taulukon jälkeen yhteenveto, eli ilmoita kierrätettävien asiakirjojen määrä. Lisäksi kaikkien komission jäsenten on allekirjoitettava säädös. Ja puheenjohtajan on allekirjoitettava, että asiakirjat kokonaisuudessaan siirretään kierrätettäväksi. Laita lopussa kokoamispäivä ja sinetöi kaikki organisaation sinetin sinisellä leimalla.
