Henkilöstö on organisaatioasiakirja, joka heijastaa työntekijöiden määrää, työnimikkeitä, maksun määrää (palkat ja korvaukset). Valtion tilastokomitean 5. tammikuuta 2004 antama päätös nro 1. on hyväksytty yhtenäinen lomake, jonka täyttää sen ylläpidosta vastaava henkilö (tämä voi olla ekonomisti, kirjanpitäjä, henkilöstöasiantuntija). Henkilöstötaulukkoa muutetaan poissulkemalla tai asettamalla virat, vähentämällä henkilöstön määrää, muuttamalla palkkoja. Muutosten tekemisen yleinen menettely on seuraava:
Ohjeet
Vaihe 1
Rakenneyksikön (henkilöstöosaston) johtaja hakee päällikölle muistion, jossa hän ilmoittaa tarpeen vähentää tai ottaa käyttöön virkaa, antaa taloudellisen perustelun.
Vaihe 2
Organisaation johtaja tekee päätöksen, joka virallistetaan määräyksellä. Tilaus heijastaa erityisiä muutoksia henkilöstötaulukossa (tehtävänimikkeet, muutokset maksujärjestelmässä) sekä muutosten syyt.
Vaihe 3
Muodostetaan ja hyväksytään uusi henkilöstötaulukko, joka otetaan käyttöön pään määräyksellä, ilmoitetaan aikataulun voimassaoloaika. Yhdessä järjestyksessä voidaan luetella kaikki alennukset, joihin kaikki kuuluvat, sekä kaikki muut muutokset.
Vaihe 4
Organisaation osastoille ja työntekijöille, joihin muutokset vaikuttavat, on tutustuttava tilaukseen allekirjoitusta vastaan. Työsuhteen keskeisiä ehtoja (tehtävänimike, palkan määrä) muutettaessa työntekijälle tulisi tutustua niihin vähintään kaksi kuukautta etukäteen.
