Kokouksessa, kokouksessa tai kokouksessa tehdyt tärkeät päätökset on kirjattava pöytäkirjaan, jotta ne voidaan panna täytäntöön. Tätä varten on ensinnäkin laadittava protokolla oikein kiinnittäen suurta huomiota sekä asiakirjan muotoon että sisältöön. Yhden lomakkeen puuttumisesta huolimatta tässä on joitain erityispiirteitä.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmistele A4-kokoiset paperiarkit tai yrityskirjelomakkeet (sisäisiä asiakirjoja varten). Tämä säästää sinun tarvitsematta kirjoittaa täydellisiä tietoja manuaalisesti (organisaation nimi, osoite jne.). Kirjoita arkin ylempään keskelle nimi "Pöytäkirjat" ja kirjoita sen alapuolella, pienellä painatuksella, lyhyesti kokouksen pääaihe. Ilmoita tapahtuman päivämäärä ja sijainti. Aloita nyt pakollisen johdantokappaleen täyttäminen, joka koskee luettelon kokouksen osallistujista, jotka osallistuvat suoraan yleisten päätösten tekemiseen.
Vaihe 2
Kirjoita alkuun sukunimi, etunimi, isänimi ja johtajan asema (kokouksen puheenjohtaja). Nimeä kokouksen pöytäkirjan pitävän sihteerin tiedot samassa muodossa. Lisää "Läsnä" -osiossa luettelo kaikista kokoukseen osallistuneista (koko nimi, asema). Jos on suuri määrä osallistujia, joiden luettelo ei mahdu sivulle, ilmoitetaan niiden kokonaismäärä, liittämällä täydellinen luettelo erilliseen asiakirjaan. Älä unohda tehdä siihen linkkiä protokollan loppuun "Liite" -osiossa. Lisää "Agenda" -osio pöytäkirjan seuraavaksi lohkoksi. Luettele tässä numeroidussa luettelossa kaikki tämän kokouksen ongelmat.
Vaihe 3
Täytä protokollan sisältö tiukasti esityslistassa määritetyn järjestyksen mukaisesti. Jokaisessa kappaleessa tulisi olla kolme osaa. Jossa ensimmäisessä ("Kuunneltu"), anna raporttien tekstit ja muista ilmoittaa puhujien nimet ja nimikirjaimet sekä puhujien sijainnit.”Puhujat” -osiossa ilmoita vastaavassa muodossa muut kokouksen osallistujat, jotka ottivat puheenvuoron keskustelun aikana. Seuraavassa osiossa”Päätetty” luetellaan kuulemistilaisuuden aikana tehdyt päätökset, ilmoitetaan”vastaan”, “puolesta” tai”tyhjää” annettujen äänten määrä. Aseta seuraavaksi kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset.
