Neuvotteluihin valmistautumisprosessi koostuu kahdesta osasta: organisatorisista toimenpiteistä ja aineellisesta valmistelusta. Nämä osat liittyvät läheisesti toisiinsa, ja neuvottelujen onnistuminen riippuu siitä, kuinka huolellisesti ne on laadittu.
Ohjeet
Vaihe 1
Organisaation valmistelu tarkoittaa neuvottelujen paikan ja ajan sekä valtuuskunnan kokoonpanon ja johtajan määrittämistä. Jos aiot neuvotella investoinnista yritykseesi, nimeä tapaamispaikka alueellesi. Sijoittajan on oltava vakuuttunut organisaatiosi menestyksestä ja määritettävä, kuinka kannattavaa hänelle on sijoittaa varojaan projekteihisi. Ota tässä tapauksessa mukaan talousjohtaja, projektipäälliköt ja muut avainhenkilöt tilanteen mukaan, mikä tarvitaan neuvottelijoiden kokoonpanossa.
Vaihe 2
Älä ajoita tärkeitä keskusteluja maanantaiaamuna tai perjantai-iltana. Työviikon alku ja loppu on yleensä tapahtumarikas aika. Paras aika on päivän ensimmäinen puolisko viikon keskellä. Älä unohda tarkistaa toisen osapuolen kanssa, mihin päivään ja aikaan hän aikoo tavata sinut.
Vaihe 3
Ennen neuvotteluja analysoi huolellisesti ongelma, jonka kanssa menet kokoukseen. Määritä tavoitteet ja tavoitteet, vaihtoehdot halutulle tulokselle. Jos suunnittelet neuvotteluja osana valtuuskuntaa, jaa tehtävät kullekin etukäteen itsellesi. Valmista vaiheittaiset ohjeet jokaiselle puolellasi olevalle neuvottelijalle.
Vaihe 4
Valmistele lisäksi asiakirjat ja grafiikat, joita saatat tarvita neuvotteluprosessin aikana. Anna heidät toiselle puolelle ja anna aikaa opiskella.
Vaihe 5
Laadi ehdotuksia ja argumentteja. Määritä neuvottelukanta ja käsittele mahdollisia vastaväitteitä.
Vaihe 6
Valmistaudu neuvotteluihin henkisesti, valmistaudu ystävälliseen ja avoimeen viestintään. Määritä keskustelun aikana kysymykset siten, että keskustelukumppani vastaa myönteisesti. Negatiivinen vastaus "ei", vaikka se saatiin vastauksena neutraaliin kysymykseen, virittyy alitajuisesti aktiiviseen vastustukseen. Aloita keskustelu sääkeskustelulla, yleensä mielipiteet tästä asiasta ovat yhtenevät.
