Sihteeri on toimistotyöntekijä, jonka tehtäviin kuuluu puheluiden vastaanottaminen, tietämys tietokoneen kanssa työskentelemisestä, kommunikointi ihmisten kanssa, liiketoimintatietojen pitäminen ja paljon muuta. Sihteerin ammatista on monia myyttejä - mutta mikä on hyvä sihteeri?
Perustaidot
Toimiakseen sihteerinä ei vaadita korkeakoulun tutkintotodistusta - erikoiskurssit ovat riittäviä, joissa tuleva sihteeri oppii liikeviestinnän ja etiketin, pikalukemisen, toimistotyön, käytännön psykologian, lyhentämisen ja konekirjoituksen. Lisäksi kursseilla opetetaan 1C-työskentelyn perusteet ja opetetaan myös mini-ATS: n ja toimistolaitteiden käyttöä. Ilman kaikkia näitä taitoja sihteeriä ei voida pitää hyvänä työntekijänä.
On myös erittäin tärkeää, että hyvä sihteeri käsittelee hienovaraisesti muiden ihmisten psykologiaa ja on vastustuskykyinen erilaisille stressille.
Koska sihteeri on yrityksen liikehenkilö, hänellä on oltava miellyttävä ulkonäkö, tyylitaju ja hyvä maku. Ilman kykyä pukeutua kauniisti, käyttäytyä yhteiskunnassa ja puhua asiantuntevasti, sihteeri ei pysty luomaan hyvää vaikutelmaa sen yrityksen asiakkaiden keskuudessa, jossa hän työskentelee - yrityksen imago ei siis ole par. Hyvän sihteerin päätehtävä on itse asiassa organisoida päällikönsä ja koko toimistonsa tehokkaasti.
Ammatin piirteet
Monet uskovat, että sihteerin tehtävä on valmistaa kahvia, lähettää asiakirjoja allekirjoituksia varten ja vastata puheluihin. Tämä on harhaa - tämän ammatin tehtäviin kuuluu vastaanoton työn valvominen, liikekirjeenvaihto, osallistuminen erilaisiin toimisto- ja haarattomiin tapahtumiin sekä kommunikointi hermostuneiden asiakkaiden kanssa. Lisäksi hyvä sihteeri toimii usein toimiston johtajana ja jopa psykologina, joka pystyy viilentämään tiimin tilannetta.
Usein pääsihteereitä kutsutaan "harmaiksi kardinaaleiksi", koska he pystyvät näkymättömästi vaikuttamaan yrityksen työhön ja pomon päätöksiin.
Useimmiten naisista tulee sihteereitä, koska he ovat henkisesti joustavampia ja joustavampia. Lisäksi he ovat herkempiä - pomon ja tiimin mielialan vangitseminen auttaa paljon heidän työssään. Jos sihteeri on tarpeeksi älykäs ja ammattitaitoinen, johtaja voi kääntyä hänen puoleensa neuvoja ja kuunnella häntä. Sihteeri voi helpottaa pomon työtä järjestämällä hänen työpaikkansa hyvin ja toimittamalla tarvitsemansa tiedot ajoissa. Sihteereillä ei ole samalla urakehitystä, koska hyvä johtajaavustaja on painonsa kullan arvoinen. Tämän seurauksena sihteeri hankkii arvokasta kokemusta ja tietoa liiketoimintaprosesseista, mikä voi tulevaisuudessa auttaa häntä aloittamaan uran toisella ammatilla.
