Sihteeri ei ole vain tyttö, joka voi tehdä teetä tai kahvia. Hänellä on oltava pätevä puhe, ymmärrettävä toimistotyön perusteet, hänen on pystyttävä löytämään tarvittavat tiedot nopeasti, pidettävä asiakirjat järjestyksessä. Ja useimmissa yrityksissä sihteerin työlista on vieläkin laajempi.
Haastattelu sihteerin tehtäväksi - mihin valmistautua
Nykyaikaisissa yrityksissä sihteerin tehtävä on hyvin vastuullinen. Hän on yrityksen kasvot. Siksi sihteereiksi palkataan nyt paitsi kauniita tyttöjä, myös älykkäitä ja koulutettuja tyttöjä. Ne tarjoavat yritykselle tarvittavan vakavan ja luotettavan laitoksen maineen.
Useimmissa tapauksissa sihteerin tehtäviin kuuluu erilaista apua johtajalle. Pienet tehtävät, kuten asiakirjojen tulostaminen, tapaamiset, viestintä alaisten kanssa, ovat vain osa suurta työtä. Hyvin usein sihteerit vastaavat veden ja paperitavaroiden tilaamisesta toimistoon, pienten painojen (käyntikortit) tulostamisesta, logistiikasta ja paljon muuta. Kaikki tämä on selvitettävä haastattelun aikana.
Työnantaja voi olla kiinnostunut englannin kielen taitostasi, varsinkin jos yrityksellä on ulkomaisia kumppaneita. Tässä tapauksessa vaaditaan hyvä taso.
Haastattelupukua valittaessa on parasta pitää kiinni perinteisistä sinisistä, harmaista, mustista sävyistä. Hameella varustetulle versiolle tarvitaan sukkahousut, jopa kuumimpana kesäpäivänä.
Kirjanpidon perusteet, kyky työskennellä maailman ja Excel-ohjelmien kanssa ovat myös vakiovaatimuksia sihteerin palkkaamisessa. Haastattelussa sinua saatetaan pyytää kirjoittamaan teksti nopeasti tai rakentamaan taulukko. Sinun on ehdottomasti oltava valmis tähän.
Kuinka käyttäytyä haastattelussa
Sinun on varauduttava huolellisesti haastatteluun. Työpuvun tulee olla riittävän tiukka, jotta työnantajat tietävät, että olet ammattilainen. Voit tuoda mukanasi salkun, johon voit laittaa raportteja valmiista tehtävistä. Vaihtoehtoisesti voit varastoida aiempien työnantajien suosituskirjeitä.
Tutkintotodistus ei ole kovin tärkeä hakiessaan sihteeriksi. Tätä tehtävää haastatteltaessa otetaan huomioon työkokemus ja taidot, eikä mikä yliopisto valmistui.
Seuraa puhettasi haastattelun aikana. Ota aikaa, puhu selkeästi, rakenna lauseita oikein. Ota aikaa vastauksilla. Kerro työnantajalle, että olet vastuullinen henkilö, ensin ajattelet ja sitten teet. Suorita tehtävät kuitenkin mahdollisimman nopeasti. Tämä osoittaa pätevyytesi valitulla työalueella.
Voit kysyä vapaasti. Tarvitset työtä yhtä paljon kuin haastattelijat tarvitsevat palveluitasi. Rakenna siis vuoropuhelua ja tee selväksi, että sinäkään et ole vielä päättänyt, sopiiko organisaatio sinulle.
