Kokousten tulokset edellyttävät asiakirjojen kirjaamista pöytäkirjoina. Tätä asiakirjaa laadittaessa on tärkeää ottaa huomioon keskustelun pääkohdat ja esittää koko keskustelu mahdollisimman lyhyesti.
Pöytäkirjan laatii kokouksen jälkeen kokouksen sihteeri, jonka on joko tehtävä muistiinpanoja keskustelun aikana tai pidettävä sanelukirja. Toinen vaihtoehto on optimaalisin mahdollisten riitojen ratkaisemiseksi.
Visuaalisesti asiakirja koostuu seuraavista osista:
- yleistä tietoa;
- kokouksen esityslista;
- keskustelu ja tehdyt päätökset.
Yleistä tietoa
Tämä tietolohko sisältää otsikon, sijainnin (kaupunki, päivämäärä, kokouksen kellonaika), luettelon läsnä olevista henkilöistä. Kokouksen otsikko on otsikko. Esimerkiksi henkilöstöasioita käsittelevän työryhmän kokous. Päivämäärä- ja aikalohko ilmaisee tiedot suoraan pidetystä kokouksesta, ei protokollan allekirjoittamispäivästä.
Jos kokouksen pitää pysyvä rakenne (komissio, työryhmä jne.), Yleistiedoissa ilmoitetaan kokouksen pysyvän puheenjohtajan ja sihteerin täydellinen nimi.
Kun laaditaan luetteloa läsnäolijoista, on ilmoitettava kutsuttujen tehtävien ja työpaikkojen nimet. Tämä tietolohko alkaa sanalla "läsnä". Jos kokouksessa määrätään äänestyksestä, pöytäkirjassa läsnä olevat henkilöt jaetaan kahteen ryhmään - äänioikeudella ja ilman oikeutta osallistua äänestykseen.
Kokouksen esityslista
Kokouksen esityslista laaditaan ennen kokousta. On kuitenkin poikkeuksia esimerkiksi kiireellisistä tapaamisista. Tässä lohkossa luetellaan kokouksen kysymykset määrittelemättä puhujia ja raporttien aikarajaa. Vaikka kokous kutsutaan koolle keskustelemaan yhdestä asiasta, sitä ei sisälly asiakirjan otsikkoon, vaan se laaditaan esityslistan muodossa.
Puheen aikarajasta riippuen puheenjohtaja voi hyväksyä esitetyn esityslistan tai asettaa sen äänestykseen. Tällöin keskustelu alkaa kysymyksellä kokouksen esityslistan hyväksymisestä. Jos vastaväitteitä ei ole, pöytäkirjassa tällainen päätös virallistetaan seuraavasti: "Esityslistan hyväksymisestä on äänestetty." Seuraavat ovat äänestystulokset muodossa: "Äänestänyt puolesta - (äänten lukumäärä), vastaan - ei, ei - tyhjää - ei."
Keskustelu ja päätöksenteko
Suurin kysymysryhmä on varattu keskustelun kulun kuvaamiseen. Jokainen esityslistalla oleva kysymys on erillinen, aloittaen esityslistan sanamuodosta. Tätä seuraa raportin kulku, joka laaditaan seuraavassa muodossa: "Kuunteli: (puhujan täydellinen nimi)". Kokeneet kirjoittajat eivät suosittele puheiden kirjoittamista, vaan jättävät yleisen merkityksen, joka voidaan ilmaista useilla lauseilla. Jos on tärkeää säilyttää suurimman osan raportista, voit lainata puheen teesejä tai otteita esityksestä pöytäkirjan liitteessä viittaamalla siihen asiakirjan tekstissä.
Sama koskee keskustelun kulkua. Jos useat puhujat noudattavat samaa näkökulmaa, heidän puheensa voidaan muodostaa seuraavalla tavalla: "Puhujat (puhujien täydelliset nimet), jotka kannattivat puhujan mielipidettä".
Jokaisen kysymyksen tuloksena on muotoiltava ratkaisu. Se on valmisteltava etukäteen päätösluonnoksissa tai kokouksen osallistujien on itse muotoiltava keskustelun aikana. Päätökset tehdään erityisvalmisteina, jotka on esitettävä yksiselitteisesti ja tarkasti. Kokouksessa osallistujat voivat ottaa huomioon puhtaasti informatiivisista puheista tehdyt päätökset.
Jos kokouksessa määrätään äänestyksestä, jokaisen numeron jälkeisessä pöytäkirjassa on oltava sen tulokset: "Päätös tehtiin yksimielisesti", "Päätös tehtiin ääntenenemmistöllä", "Päätöstä ei tehty." Samanlaisia muistiinpanoja tulisi tehdä tapauksissa, joissa asiat poistetaan keskustelusta, lykätään toiseen kokoukseen tai joita ei oteta huomioon puhujan puuttuessa.
Lopuksi puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan ja tarvittaessa vahvistavat kokouksen koolle kutsuneen organisaation sinetillä.
