Kokouksen lopussa on laadittava pöytäkirja kokouksen esityslistan, tehtyjen päätösten, niiden toteuttamisedellytysten jne. Vahvistamiseksi. On tärkeää laatia pöytäkirja välittömästi kokouksen jälkeen ja lykätä "myöhempään". On hyvä, jos ammattimainen sihteeri voi pitää pöytäkirjaa. Jos näin ei ole, myös muut henkilöt, jotka tietävät tietyt säännöt kokousten pöytäkirjojen pitämisestä, voivat tehdä tämän.
Ohjeet
Vaihe 1
Kokouksen pöytäkirjan pitävän henkilön on oltava tietoinen kaikista aiempien kokousten päätöksistä ymmärtääkseen tehtyjen päätösten logiikan. Jos pidät pöytäkirjaa kokouksessa, ota kopiot useiden edellisten kokousten pöytäkirjoista. Dokumentoi kokouksessa välittömästi esityslistalla olevat kohdat.
Vaihe 2
Kirjoita jokaisen esityslistan kohdan viereen kokouksen aikana ilmaistut ajatukset. Tämä voidaan tehdä lyhyesti, koska pöytäkirja ei viimeistellä kokouksen aikana vaan sen jälkeen. Näiden muistiinpanojen tarkoitus on, että niiden kanssa et menetä yhtäkään tärkeää ajatusta. Kirjoita myös niiden puhujien nimet muistiin, jotka sanoivat mitä ja mistä aiheesta. Kirjoita vain tosiseikkoja lausunnoista, älä henkilökohtaisia mielipiteitä tai oletuksia.
Vaihe 3
Pelkästään protokollan suorittamisen tulisi tapahtua heti kokouksen jälkeen, jotta tärkeitä kohtia ei unohdettaisi tai tietueita ei menetettäisi. Pöytäkirjassa on oltava lyhyt kuvaus kokouksesta liiketoimintatyyliin. Tätä varten käytä epäsuoraa puhetta, kirjoita kaikki menneessä ajassa: "II Ivanov totesi, että …".
Vaihe 4
Protokollan sisällön tulisi sisältää:
1. "korkit", jotka osoittavat kokouksen tarkoituksen ja päivämäärän, toisinaan myös kokouksen alkamisajan;
2. luettelot läsnä olevista ja läsnä olevista;
3. yhteenveto tehdyistä päätöksistä - mainitsemalla näiden päätösten alullepanijat.
