Johtajana olemisen taito ei ole tilausten kirjoittaminen, vaan organisaation henkilöstön taitava motivointi, samanmielisten ihmisten ryhmän muodostaminen, yrityksen kohtaamien ongelmien nopea ratkaiseminen ja markkinoiden muutoksiin vastaaminen. Kaikki nämä tehtävät voidaan ratkaista, jos kokoukset on järjestetty oikein.
Ohjeet
Vaihe 1
Ilmoita henkilökunnalle kokouksen aika ja paikka, jos se ei pidetä säännöllisesti. Lähetä sähköpostiuutiskirje muutama päivä etukäteen, jotta se ei ole yllätys tiimille. Ilmoita kirjeessä työntekijöille aiheesta, jotta ei aiheudu huhuja ja spekulaatioita, jotka voivat kehittyä järjetöntä.
Vaihe 2
Pyydä henkilökuntaa valmistelemaan materiaalia, josta aiot keskustella ja joka edellyttää kollektiivisia päätöksiä. Kehitä ja lähetä työntekijöillesi etukäteen jäsennelty raporttilomake, joka ei leviä keskustelussa, vaan siirtyy numeroihin ja laskelmiin. Lisäksi standardiraportoinnin avulla voit vertailla eri osastojen tuloksia ja olla ylimääräinen motivaatiolähde.
Vaihe 3
Varmista, että kutsutut ovat läsnä, ja tiivistä asia. Jos joku työntekijöistä on myöhässä, aloita ilman häntä, älä pakota aikaa ja aikaa arvostavia odottamaan yhtä myöhässä olevaa.
Vaihe 4
Anna kaikkien puhua kokouksen aiheesta. Jos henkilöstökokouksessa on kyse raportoinnista tai suorituksesta, anna jokaisen osaston edustajalle lattia, mutta älä anna kokouksen muuttua tylsäksi tarinankerronnaksi. Keskeytä puhuja huolellisesti ja tahdikkaasti ja ohjaa häntä kysymyksiin oikeaan suuntaan. Älä myöskään anna ristiriitojen syntymisen, kun kokoukset muuttuvat tavaksi ratkaista ongelmia eri osastojen välillä, esimerkiksi kirjanpito ja myyntiosasto, ratkaista henkilökohtaiset kysymykset jokaisen työntekijän kanssa erikseen. Kun kaikki ovat ilmaisseet näkemyksensä tietystä aiheesta, sulje aihe ja siirry seuraavaan kokouksen esityslistan kohtaan.
Vaihe 5
Käytä porkkanaa ja keppiä -sääntöä. Ylistäkää osaston edustajia, joiden suorituskyky ylitti odotuksenne, moittelkaa varovasti niitä, jotka eivät saavuta suunnitelmassa asetettuja tavoitteita. Tällaiset kokoukset ovat hyvä kannustin parempaan työhön ja ongelmien ratkaisemiseen. Jos osaston työssä esiintyy järjestelmällistä "aliarviointia", kutsu joukkue keskustelemaan tästä ongelmasta ja tekemään yhdessä kriisinvastaisia päätöksiä. Älä anna itsesi puhua julkisesti ankarasti yksittäisiä työntekijöitä vastaan, älä nöyryytä henkilökuntaa.
Vaihe 6
Tee yhteenveto kokouksen tuloksista ja täsmennä jälleen päätökset, mitkä suunnitelmat asetettiin. Jokaisen läsnäolijan on ymmärrettävä, mitä toimia ja tuloksia häneltä odotetaan, ja missä ajassa hänen on suoritettava tämä. Seuraavassa kokouksessa hallitse tilausten täyttämistä ja annettujen tehtävien ratkaisemista.
