Asiakirjojen säilyttämistä koskevalla kysymyksellä tarkoitetaan organisaation kehittämiä ja sen kirjanpitopolitiikassa hyväksyttyjä asiakirjoja koskevia säännöksiä. Jokainen organisaation pääkirjanpitäjä päättää itse, kuinka asiakirjoja säilytetään. Se riippuu yrityksen koosta, toimintatyypeistä ja kirjanpidon järjestämisestä. Kirjanpitoa on useita: päiväkirja-tilaus; muistomääräys; yksinkertaistettu muoto pienyrityksille.
Se on välttämätöntä
- - sideainekansiot,
- - kansiot-rekisterinpitäjät,
- - lähdeasiakirjat.
Ohjeet
Vaihe 1
Lehtitilausten kirjanpitojärjestelmä on yleisin. Sitä käytetään yleensä kirjanpitoautomaatio-ohjelmissa. Luo kutakin tilauspäiväkirjaa varten yksi kansio tilikaudelle.
Vaihe 2
Päiväkirjatilausnumeroon 1 "Kassa" sisällytetään tilin 50 "käteinen" liiketoimien tulokset. Aloita päiväkirja 1 kuukauden ajan. Sijoita siihen kaikki käteisasiakirjat (saapuvat ja lähtevät käteismääräykset, liitteenä oleva kassa-arkki). Kassakirja on erillinen asiakirja.
Vaihe 3
Toinen päiväkirjamääräys nro 2 "Pankki". Täytä tämä päiväkirja tiliotteilla, joihin on liitetty maksumääräyksiä jne.
Vaihe 4
Päiväkirjamääräyksessä nro 5 "Asiakkaiden kanssa suoritettavat selvitykset" sisältyvät asiakirjat, jotka perustuvat keskinäisten saatavien tasaamiseen, jotka näkyvät tilillä nro 67 "Selvitykset keskinäisten vaatimusten tasausjärjestyksessä".
Vaihe 5
Tavarantoimittajilta saadut aineelliset hyödykkeet sisältävät laskut kirjataan lehden tilausnumeroon 6 "Tilitykset toimittajien ja urakoitsijoiden kanssa". Erityinen laskujen arkistointimenettely. Säilytä toimittajilta saadut laskut ja toiset kopiot asiakkaille lähetetyistä laskuista erillisissä lehdissä.
Vaihe 6
Lähetä ennakkoraportit liitteenä olevilla myynti- ja verokuituilla päiväkirjatilaukseen nro 7 "Tilitykset vastuullisten henkilöiden kanssa".
Vaihe 7
Kirjaa päiväkirjatilausnumeroon 8 "Tilit budjetilla ja budjetin ulkopuolisilla varoilla" kirjanpitorekisterit verojen laskemiseksi.
Vaihe 8
Suorita palkanlaskelmat päiväkirja-tilausnumeroon 10. Tee siihen aikataulu, palkanlaskenta, kopiot lomamääräyksistä, lomailmoitukset jne.
Vaihe 9
Aloita päiväkirjatilaus nro 15 "Muille tapahtumille", johon laitat asiakirjat, joita ei ole muissa lehdissä. Luo erilliset kansiot raporteille: neljännesvuosittaiset raportit, vuosikertomus, raportit eläkekassalle, raportit verotoimistolle jne.